Koulun navigointi
- Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
- Asiakirjojen muutosten seuranta
- Huomautusten käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamisessa
- Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
- Vertailu, vertailu ja asiakirjojen yhdistäminen
Word-versiot -ominaisuus poistettiin viimeisimmistä Word-versiosta. Wordissa 2013 ainoa tapa, jolla voit käyttää asiakirjan aikaisempia versioita Wordissa, on avata asiakirjan aiemmat automaattisesti tallennetut (automaattiset) versiot. Voit avata myös viimeisimmät tallentamattomat asiakirjat. Wordissa ei kuitenkaan ole muodollista versiointiominaisuutta. Näytämme sinulle vaihtoehdon, jonka voit helposti lisätä Wordiin ilmaiseksi, joka tarjoaa tämän ominaisuuden.
Jos useat ihmiset ovat työskennelleet saman tiedoston eri kopioissa, sen sijaan, että käytät yhden tiedoston kappaleen raidanmuutokset -ominaisuutta, voit verrata tiedostojen kahta versiota erotusten tarkastelemiseksi. Word sisältää vertailutyökalun, jonka avulla voit vertailla kahta tiedostoa, kunhan niillä on eri tiedostonimet. Näytämme, miten voit käyttää tätä ominaisuutta ja miten tulkita vertailun tuloksia.
Dokumenttien vertailun lisäksi voit yhdistää asiakirjat vertailemalla niitä. Näytämme, miten yhdistämme kaksi versiota samasta asiakirjasta ja miten voit helposti yhdistää kaksi eri asiakirjaa, jos useat kirjoittajat ovat työskennelleet erillisissä asiakirjan osissa.
Kun kaikki muutokset on tehty, tarvittavat vertailut ja asiakirjojen yhdistäminen, voit helposti jakaa asiakirjan Microsoft OneDrive -ohjelmalla. Voit myös käyttää OneDrive-ohjelmaa mistä tahansa yhteistyöprosessin vaiheesta, jotta pääset tutustumaan asiakirjoihin muille katsojille.
Säilytä asiakirjan versiot
Sanalla käytettiin muodollista versionointiominaisuutta, jonka avulla voit tallentaa dokumentin eri versiot itse asiakirjassa. Tämä ominaisuus on poistunut ja ainoa tapa, jolla voit hakea asiakirjan aikaisemmat versiot, on automaattisen tallennuksen avulla tai käytä tallentamattomia asiakirjoja, jos niitä on saatavilla.
Oletusarvoisesti Word tallentaa asiakirjan automaattisesti tietyin väliajoin. Tämä on Auto-Save -ominaisuus. Voit palata aiemmin tallentamasi asiakirjan automaattisesti tallennetulle kopiolle napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja valitsemalla "Versiot" -luettelosta "Autosave".
Jos olet sulkenut asiakirjan vahingossa tallentamatta, tai olet menettänyt virran ja tietokone on odottamattomasti poistettu käytöstä, voit palauttaa tallentamattomat asiakirjat. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja napsauttamalla "Tietoja versiot" -painiketta "Info" -näytössä. Valitse avattavasta valikosta "Palauta tallentamattomat asiakirjat".
Vaihtoehdot Word-version versioiden tallentamiseen
Vaihtoehtoja Wordin versionhallintajärjestelmän lisäämiseen. Yksi on Word-lisäosa, jota kutsutaan nimellä Save-versiot, ja toinen on plugin, joka toimii ulkoisen versionhallintaohjelman nimellä Perforce.
Tallenna versiot -ohjelman lisäosalla voit helposti tallentaa Word-asiakirjan numeroituja versioita tiedostosta.
Perforce on versionhallintaohjelma, joka on käytettävissä ilmaiseksi enintään 20 käyttäjälle. Ne tarjoavat plugin Microsoft Officeille, jonka avulla Microsoft Word, Excel, PowerPoint ja Project-tiedostot voidaan helposti tallentaa ja hallita Perforce-ohjelmista.
Vertaa samanaikaisesti kahta versiota
Jos tarkastaja on unohtanut käyttää Track Changes -toimintoa ja et lukinnut sitä asiakirjassa, voit silti vertailla asiakirjan kahta versiota ja hyväksyä ja hylätä muutokset vertailun perusteella. Tarvitset vain alkuperäisen asiakirjan ja tarkistetun asiakirjan. Jokaisella tiedostolla on oltava eri nimi.
Vertailu- ja yhdistämisominaisuudet ovat samankaltaiset, mutta molemmilla on sen tarkoitus. Jos sinulla on vain kaksi vertailukelpoista asiakirjaa, eikä kumpikaan sisällä seurattuja muutoksia, käytä Vertaile-ominaisuutta. Jos sinulla on kaksi tai useampia asiakirjoja, joissa on seurattuja muutoksia, ja sinun on seurattava, kuka muutti mitä ja milloin, käytä tässä oppitunnissa kuvattua yhdistelmää.
Jos haluat verrata asiakirjan alkuperäisiä ja tarkistettuja versioita, napsauta Review-välilehden Vertaa-osassa olevaa Vertaa ja valitse avattavasta valikosta "Vertaile".
HUOMAUTUS: Et voi verrata kahta asiakirjaa, jos jompikumpi niistä on suojattu seurattavien muutosten varalta tai sillä on käytössään minkäänlaista asiakirjansuojaa. Poista dokumentin suojaus, jotta voit vertailla asiakirjoja edelleen. Katso oppitunnista 2 tietoja jäljitettyjen muutosten ominaisuuksien lukituksen avaamisesta ja oppitunnista 4, jos haluat lisätietoja asiakirjan asiakirjojen ja alustuksen muotoilun ja muokkaamisen poistamisesta sen avaamiseksi.
Saat lisää vaihtoehtoja valitsemalla Lisää.
HUOMAUTUS: "Lisäykset ja poistot" -osiossa on aina harmaasävy ja aina tarkistettu. Kun käytät "Vertaa" tai "Yhdistä", sijoituksia ja poistoja verrataan aina.
Valitse Näytä muutokset -osiossa merkin kirjaimella ("Merkintätaso") tai sana ("Word level"). "Merkintätason" avulla näet tarkat muutokset. Jos esimerkiksi alkuperäisessä asiakirjassa on sana "to" ja tarkistetussa asiakirjassa on sana "liian", johon on lisätty "o", "Word level" -asetus näyttää, että "to" korvattiin " Myös "Merkintätaso" -asetus osoittaa, että lisätty "o".
Oletusarvon mukaan Vertaile-ominaisuus tuo muutokset uuteen asiakirjaan, joka näkyy kohdassa Näytä muutokset -osiossa. Voit kuitenkin tehdä muutokset alkuperäiseen asiakirjaan tai tarkistettuun asiakirjaan.
Napsauta "OK", kun olet tehnyt valintasi.
