Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen

Video: Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen

Video: Tulostimen tilan (offline tai tulostus keskeytetty) tarkistaminen Windows 8:ssa - YouTube 2024, Huhtikuu

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-12 05:20

Asiakirjan rajoittaminen ja suojaaminen varmistaa, että olet lopullinen viranomainen sen edistyessä.

Koulun navigointi

Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
Asiakirjojen muutosten seuranta
Huomautusten käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamisessa
Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
Vertailu, vertailu ja asiakirjojen yhdistäminen

Vaikka haluat, että muut arvostelijat voivat ehdottaa muutoksia ja tehdä kommentteja asiakirjaan, voi olla aikaa, jolloin haluat rajoittaa niitä tekemästä muokkaamista ja muotoilun muuttamista.

Lisäksi haluat ehkä pakottaa muutoksen seurantaan tai rajoittaa arvioijia vain kommentoimalla. Koko seikka on varmistaa, että asiakirjaa ei voi muuttaa siten, että se ei vastaa näkemääsi tai tyyliäsi.

Tässä oppitunnistuksessa näytämme, kuinka rajoitat muokkauksen muotoilua ja muokkaamista muilla arvostelijoilla. Kun asiakirja on lähellä lopullista tilaa, voit merkitä sen lopulliseksi, jotta et halua tehdä tahattomia muutoksia.

Lisäksi voit rajoittaa pääsyn asiakirjasi sisältämään vain arvioijasi. Näytämme sinulle, miten voit suojata asiakirjan salasanalla. Sitten voit kertoa vain joukkueellesi salasanan ja kukaan muu ei voi avata asiakirjaa.

Aloitat asioita ottamalla sinut rajoittamaan muotoilua asiakirjassa.

Rajoita muotoilemista asiakirjassa

Kun jakat asiakirjan muille tarkistettaviksi, et välttämättä halua heitä muuttamaan asiakirjan muotoilua. Sanalla voit rajoittaa kaikkia tai joitain teemoja ja tyylejä sekä sallia tarkastelijoiden vaihtaa joitain teemoja ja tyylejä. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tarkistuksen tarkastelu" -välilehden Suojaa-osan Muokkaa.

Rajoitusmuokkaus-paneeli näkyy päätekstin oikealla puolella. Valitse "Muotoilurajoitukset" -osiossa "Rajoita muotoilun rajoittaminen" ja napsauta "Asetukset …" -linkkiä.

Muotoilurajojen valintaikkunassa oletusarvoisesti valitaan kaikki tyylit, jotka ovat kohdassa "Tarkistetut tyylejä sallitaan". Jotta voit valita vain tietyt tyylejä, joita voit käyttää asiakirjassa, voit poistaa kaikki tyylit käytöstä valitsemalla "Ei mitään" -painiketta ja valitsemalla ne, jotka haluat sallia. Voit myös käyttää Wordin suositeltuja vähimmäistyylejä klikkaamalla "Suositeltava minimi". Jos haluat, valitse haluamasi valintaikkunan alareunasta "Muotoilu" -osiossa olevat lisärajoitukset ja napsauta "OK", kun olet valmis.

Seuraavassa valintaikkunassa kysytään, haluatko poistaa tyylejä, jotka eivät ole sallittuja. Suosittelemme, ettet. Saattaa olla, että haluat käyttää näitä tyylejä asiakirjassa tulevaisuudessa. Muut arvostelijat eivät voi muuttaa niitä tai soveltaa niitä.

Napsauta "Ei" pitämään tyylejä, jotka eivät ole sallittuja asiakirjassasi.

Ennen kuin näitä rajoituksia voidaan soveltaa, sinun on aloitettava suojelun toteuttaminen. Keskustelemme siitä, kun näytämme sinulle, kuinka rajoitat muokkausta.

Rajoita muokkaamista asiakirjassa

Dokumentin tarkastajien muotoilun rajoittamisen lisäksi voit myös rajoittaa muokkauksen tarkastajien tyypin suorittamista asiakirjassa. Valitse Muokkaa rajoituksia -ruudusta valintaruutu "Salli vain tämäntyyppinen muokkaus asiakirjassa" ja valitse avattavasta luettelosta vaihtoehto ilmoittaaksesi sen muokkauksen tyypin, jonka haluat sallia asiakirjassa. Voit sallia muiden arvostelijoiden vain seurata muutoksia, kirjoittaa kommentteja tai täyttää lomakkeita. Voit jopa rajoittaa asiakirjaa niin, että muut ihmiset voivat vain lukea sen ja tehdä muutoksia.

Voit kysyä, mikä ero on rajoitetun muokkauksen rajoittaminen vain seurattaviin muutoksiin ja "Seurausten muutosten" pitäminen lukittuna, kuten oppitunnissa 2 on käsitelty. toiminnallisuus on sama. Voit käyttää mitä tahansa menetelmää sinulle helpompaa.

Voit määrittää poikkeuksia rajoitetulle muotoilulle ja muokkaukselle tai henkilöille, joilla on oikeus vapaasti muokata asiakirjaa. Napsauta Lisää käyttäjiä -linkkiä Rajoituksen muokkaus -ruudun "Poikkeukset (valinnainen)" -osiosta.

Lisää käyttäjät -valintaikkunaan voit lisätä käyttäjiä nykyisestä tietokoneesta, jonka verkkotunnusta nykyinen tietokone on osa tai antamalla käyttäjän sähköpostiosoite. Erota kaikki käyttäjät ja sähköpostiosoitteet puolipisteellä ja napsauta "OK", kun olet valmis.

Käyttäjätunnukset -valintaikkunan lisättyjä henkilöitä näkyy "Rajoita muokkaus" -ruudun "Poikkeukset (valinnainen)" -osiossa "Yksilöt". Valitse koko asiakirja tai osa siitä, jonka haluat henkilö voi muokata, ja valitse kyseisen henkilön valintaruutu "Henkilöt" -ruudussa.

Nyt, kun olet rajannut asiakirjan muotoilua ja muokkaamista halutulla tavalla, sinun on ilmoitettava Wordille, jotta hän voi käynnistää suojauksen, jotta se tulee voimaan. Napsauta Muokkaa editointi-paneelin Aloita valvonta -osiossa Kyllä, Aloita Suojaus.

Varmista, että "Salasanasuojaus" -valintaikkunassa on valittu "Salasana" -vaihtoehto, syötä salasana kahdesti ja napsauta OK.

Huomaa, että salasana ei ole tarpeellinen eikä suojaa asiakirjaa kokonaan (asiakirjaa ei ole salattu). Se yksinkertaisesti auttaa estämään ihmisiä sulkemasta muotoilu- ja muokkausrajoitukset.

Jos valitset Käyttäjätodennus, näet todennäköisesti seuraavan virheen:

"Laitetta ei ole määritetty tietojenkäsittelyn (IRM) käyttöön. Voit määrittää IRM: n kirjautumalla Officeen, avaamalla olemassa olevan IRM-suojatun viestin tai asiakirjan tai ottamalla yhteyden ohjesivustolle."

Suosittelemme salasanan käyttämistä. Se on paljon yksinkertaisempaa.

Kun rajoitukset on otettu käyttöön, Rajoitettu muokkaus -ruutu näyttää asianmukaisen tekstin, jonka avulla tarkistaja voi suorittaa vain sallitut muokkaus- ja muotoilutoimet.

Suositeltava:

Windows-päivityksen latauskaistan rajoittaminen Windows 10: ssä

Windows 10: n Fall Creators -päivitys antaa sinulle paremman hallinnan Windows Update -ohjelmien latauksista ja latauksista. Nyt voit asettaa latauskaistanleveyden rajan, varmistaen, että Windows Update ei haata Internet-yhteyttä sen taustakuvissa.

Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi

Microsoft Word on erinomainen työkalu asiakirjojen työstämiseen tiimiasetuksissa. On monia toimintoja, jotka tukevat helppoa yhteistyötä, kuten malleja, muutoksia ja tarkistusseurantaa, kommentteja, asiakirjojen rajoittamista ja suojaamista sekä asiakirjojen vertailua ja yhdistämistä.