Koulun navigointi
- Gmailin tuntemus
- Mobiilisovellus, postien ja keskustelujen kokoaminen
- Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
- Postisuodattimet ja Star-järjestelmä
- Liitteet, allekirjoitukset ja turvallisuus
- Kutsut ja loma-vastaajat
- Käytä Gmailia tehtäväluettelona
- Useita tilejä, näppäinoikoteitä ja kauko-merkintää
- Käytä Gmail-tilisi muiden tilien käyttöön
- Power Tips ja Gmail Labs
Tarrat ovat erinomaisia, mutta niitä voidaan käyttää tehokkaammin sisällyttämällä suodattimet, joten tietyt kriteerit täyttävät viestit saavat automaattisesti etiketin tai tarrat. Tämä auttaa suuresti organisaation kanssa ja voi suuresti vähentää postilaatikoiden kaaosta.
Luo uusi suodatin hakukentän avulla
Uuden suodattimen luomiseksi määritämme hakuvaihtoehdot hakukenttään ja luodaan suodatin hakusta. Voit tehdä tämän klikkaamalla alas-nuolta Etsi-ruutuun.
Jos haluat luoda suodatuksen tähän hakuun perustuen, klikkaa "Luo suodatin tällä haulla" -linkkiä.
Esimerkiksi olemme valinneet merkitsemään aina viestit, jotka tulevat määritetystä sähköpostiosoitteesta "HTG School" -tunnisteen kanssa ja merkitsemään aina nämä viestit "tärkeiksi". Olemme myös päättäneet soveltaa suodatinta kaikkiin tämän henkilön olemassa oleviin sähköpostiviesteihin.
HUOMAUTUS: Jos haluat, että tarrat toimivat kuin kansioita, voit valita "Ohita postilaatikko (Arkistoi se)", jos haluat automaattisesti siirtää sähköpostiviestejä tarroihin niiden saapumisen yhteydessä. Tämä pitää sähköpostisi järjestäytyneempänä, mutta saatat vaarantaa puuttuvan tärkeän viestin, koska se ei näy automaattisesti postilaatikossasi.
Kun olet määrittänyt suodattimen kriteerit, klikkaa "Luo suodatin".
HUOMAUTUS: Kun päätät lähettää viestin toiminnoksi suodattimessa, siihen vaikuttaa vain uusia viestejä. Kaikki olemassa olevat viestit, joihin suodatinta sovelletaan, ei lähetetä.
Luo uusi suodatin Asetusnäytön avulla
Voit myös luoda suodattimen Asetukset-kohdassa.
Siirry "Asetukset" -näyttöön edellä kuvatulla tavalla ja napsauta yläosassa olevaa Suodattimet-linkkiä.
Sen sijaan, että pääset takaisin postilaatikkoosi, sinut palautetaan "Suodattimet" -näyttöön ja uusi suodatin näkyy luettelossa. Voit muokata, poistaa tai valita sen viedäksi (vietyjä suodattimia käsitellään myöhemmin tässä oppitunnissa).
Luo uusi suodatin käyttämällä erityistä viestiä
Voit myös luoda suodattimen olemassa olevan viestin perusteella. Voit tehdä tämän valitsemalla viestin viestiluettelosta tai tarroista.
HUOMAUTUS: Tämän menetelmän avulla voit määrittää suodattimet, jotka automaattisesti poistavat ei-toivotut sähköpostit vastaanottaessasi niitä.
Sovita sama suodin monille lähettäjille
Voit käyttää yhtä suodatinta viestien hallintaan useista eri sähköpostiosoitteista. Voimme esimerkiksi määrittää merkinnät useilta henkilöiltä, joilla on "HTG-koulu" -tunniste. Voit tehdä tämän avaamalla hakuasetusten valintaikkunan Etsi-ruutuun alas-nuolella.
Lisää jokaiselle sähköpostiosoitteelle Lähettäjä-kenttään erotettu sana "TAI" ja klikkaa "Luo suodatin tällä haulla".
HUOMAUTUS: Muista valita "Käytä suodatinta vastaaviin keskusteluihin" -valintaruudun, jos haluat käyttää tätä suodatinta viesteihin, jotka olet jo saanut näistä kahdesta sähköpostiosoitteesta.
Vienti- ja tuontisuodattimet
Nyt kun olet oppinut luomaan suodattimet, olet luultavasti luonut erittäin hyödyllisiä suodattimia, joita haluat käyttää muissa Gmail-tileissä. Voit viedä suodattimet yhdeltä tililtä ja tuoda ne toiseen tiliin.
Vie suodatin
Jos haluat viedä suodattimen, pääset ensin "Asetukset" -näytön "Suodattimet" -näyttöön (käyttämällä "Asetukset" -nappipainiketta). Valitse sitten suodatin, jonka haluat viedä luettelossa ja napsauta "Vie".
HUOMAUTUS: Voit valita useita suodattimia viedäksesi kerralla.
Tuo suodatin
Voit tuoda suodattimen Gmail-tiliisi valitsemalla Asetukset-ruudussa Suodattimet ja napsauttamalla Tuo suodattimet -linkkiä.
HUOMAUTUS: Jos muutat mieltäsi suodattimen tuomisesta, klikkaa "Peruuta tuonti" -linkkiä.
Seuraa tärkeitä sähköposteja Star-järjestelmän avulla
Gmailin tähtijärjestelmän avulla voit merkitä tärkeimmät sähköpostiviestisi, jotta voit helposti löytää ne myöhemmin. Oletusarvoisesti tähdellä merkityt viestit on merkitty keltaisella tähdellä, mutta voit lisätä muita värejä ja tähtiluokkia.
Tähdet näkyvät lähettäjän nimen vasemmalla puolella postilaatikossasi.
Lisää tähti viestiin
Voit lisätä tähti viestiisi postilaatikossasi napsauttamalla tähtikuvaketta lähettäjän nimen vieressä, kuten yllä kuvassa.
Voit myös lisätä tähti viestiin, kun se on auki. Voit tehdä tämän klikkaamalla tähtikuvaketta viestin oikeassa yläkulmassa päivämäärän oikealla puolella. Keskusteluissa se on ensimmäisen viestin oikealla puolella keskustelun yläosassa.
Käytä useampia tähtisuunnittelua viesteissäsi
Gmailin avulla voit käyttää useita värejä ja tyyppejä "tähtiä" viestien erottamiseksi toisistaan.
Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat merkitä useita eri merkityksiä. Voit esimerkiksi käyttää purppuran tähdellä viestit, jotka haluat lukea uudelleen, ja punaisen huutomerkin viesteille, joita sinun on seurattava.
Napsauta "Asetukset" -painiketta ja valitse avattavasta valikosta "Asetukset". Siirry Yleiset-välilehden vieressä kohtaan "Tähteä". Vedä kuvakkeita "Ei käytössä" -osiosta "Käytössä" -osiosta lisäämällä eri tyyppisiä tähtiä. Jos käytössä on useampia kuin yhden tyyppisiä tähtiä, napsauttamalla sähköpostiviestin vieressä olevaa tähtikuvaketta kerrallaan kaikki käytössä olevat tähdet. Jos tähdellä viestiä, kun se on avoinna, vain ensimmäinen tähti-tyyppi on käytössä.
Etsi viestejä
Jos haluat nähdä kaikki tähdellä merkityt viestit, napsauta Gmail-ikkunan vasemmalla puolella olevaa "Tähtiluokitusta" -merkintä. Voit myös etsiä tähdellä merkittyjä viestejä kirjoittamalla "on: tähdellä merkitty" hakukenttään.
Etsi viestit erityisellä Star-tyypillä
Jos olet käyttänyt useita eri tyyppejä merkkien merkitsemiseen, voit etsiä tietyntyyppistä tähteä. Voit tehdä tämän haun käyttämällä tähdellä "has:", jonka nimi on tähti (esim. "On: red-bang").
Pidä merkityt viestit pois ensisijaisen välilehdestä
Jos järjestät postilaatikon käyttämällä tässä oppitunnissa mainittuja muokattavia välilehtiä, tähdellä merkityistä muista välilehdistä tulevat viestit sisältyvät myös ensisijaiseen välilehteen. Jos et halua nähdä tähdellä merkittyjä viestejä muista välilehdistä "Ensisijainen" -välilehdellä, voit poistaa tämän käytöstä.
Napsauta välilehtien oikealla puolella olevaa "+" -kuvaketta.
Tulossa seuraavaksi …
Olemme täällä nyt oppitunnin 4 lopussa, mutta olet jo hyvässä asemassasi olla Gmail Pro! Vain neljä lyhytaikaista päivää tiedät nyt niin paljon kuin sinun tarvitsee tietää, jotta postilaatikkoosi saataisiin todella kirkkaasti ja viestit löytävät nyt automaattisesti tietyt merkinnät täyttämättä postilaatikkoasi.
Seuraavassa opetuksessa aiomme puhua allekirjoituksista ja siitä, miten voit pitää profiilisi turvallisena ja varmuuskopioida tiedot.