Office toimii jo kulissien takana, jotta tiedostojen koko pienenee. Uudempi DOCX-tiedostotyyppi toimii pääasiassa ZIP-tiedostona, joka pakkaa tiedoston sisällön. Kuvia ja tekstiä, jotka näkyvät useammin kuin kerran asiakirjassa, tallennetaan vain kerran todellisessa tiedostossa. Joten ainakin Office-sovellusten uudemmissa versioissa huomaat, että suuret tiedostokoot ovat yleensä tuloksena siitä, että asiakirjoissa on paljon erilaisia kuvia.
Hyvä uutinen on, että Office-sovellukset tarjoavat myös käteviä työkaluja näiden kuvakokojen pitämiseen. Tässä artikkelissa käytämme esimerkkinä Office 2016 (tarkemmin sanoen Word 2016). Mutta näet samat työkalut, joita keskustelemme muissa Office-sovelluksissa, kuten Excelissä ja PowerPointissa, sekä aiemmissa Office-versiossa, joka palaa ainakin Office 2010: een.
Pakkaa kuvat Office-asiakirjallasi
Ensimmäinen askel, jonka sinun pitäisi yrittää vähentää asiakirjan tiedoston kokoa kuvia on pakata nämä kuvat. Jokainen Office-sovellus tarjoaa kätevän työkalun tähän juuri tekemiseen. Käytämme Worda tässä (ja sitä me kutsumme seuraavissa vaiheissa), mutta ominaisuudet löytyvät samalta paikalta muissa Office-sovelluksissa.
Valitse asiakirja napsauttamalla mitä tahansa kuvaa. Napsauta Office-työkalurivillä näkyvää Format-valikkoa, kun valitset kuvan.
Poista tiedot muokkaamisesta kuvista
Office-sovellukset tarjoavat kaikenlaisia hienoja kuvanmuokkaustyökaluja, jotka on rakennettu oikein. Kun käytät niitä, Word säilyttää alkuperäisen kuvan ja seuraa tehtyjä muokkauksia, jotta voit kumota ne tai palata alkuperäiseen kuvaan, jos tarvitset. Jos olet tyytyväinen siihen, miten olet alustanut kuvat, kaikki tallennetut muokkaustiedot vain lisää tiedoston kokoa. Jos asiakirjoissa olevien tiedostojen pakkaaminen ei saanut tiedoston kokoa tarpeeksi pitkälle, Word voi myös poistaa tallennetut muotoilutiedot. Haluat ehkä tallentaa asiakirjan uudeksi tiedostoksi, ennen kuin aloitat sen, jotta voit tarvittaessa palata alkuperäiseen.
Kun asiakirja on auki, napsauta Tiedosto-valikkoa.
Esimerkissämme olemme ottaneet Word-tiedoston ("Tiedosto 1.docx" seuraavassa kuvassa), joka sisältää noin 20 laadukasta kuvaa ja painaa lähes 48 MB: n kokoisina. Monet näistä kuvista leikattiin, jotkut muunnettiin ja useita muokattiin muilla tavoilla. Kun pakkaat kuvia ja poistat tallennetut muotoilutiedot, uusi tiedosto ("File 2 (compressed).docx") on nyt alle 35 megatavua, noin 27% pienempi tiedostokoko. Ja kuvaamaan sisäänrakennettua pakkausta DOCX-muodossa, myös pakattu tiedosto. Kuten näette, kootut zip- ja unzipped-tiedostojen väliset erot ovat vähäpätöisiä.
