Kuinka ajoittaa tai viivästää sähköpostiviestien lähettämistä Outlookissa

Sisällysluettelo:

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Kun valitset Lähetä sähköpostiin, se lähetetään yleensä välittömästi. Mutta entä jos haluat lähettää sen myöhemmin? Outlookin avulla voit viivästyttää yksittäisen viestin tai kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä.

Esimerkiksi ehkä lähetät jonkun sähköpostiviestin myöhään yöllä, ja he ovat aikavyöhykkeellä, joka on 3 tuntia ennen sinua. Et halua herättää heitä keskellä yötä sähköpostiviestillä puhelimessa. Sen sijaan ajoittaa sähköposti lähetettäväksi seuraavana päivänä kerralla, kun tiedät, että he ovat valmiita vastaanottamaan sähköpostiviestin.

Outlookin avulla voit myös viivästyttää kaikki sähköpostiviestit tietyn ajan kuluessa ennen niiden lähettämistä. Näytämme sinulle, kuinka viivyttää yhden viestin lähettämistä ja kuinka luoda sääntö viivästyttää kaikkien viestien lähettämistä.

Viivästyttää yhden sähköpostiviestin toimittamista

Jos haluat viivästyttää yksittäisen sähköpostiviestin lähettämistä, luo uusi viesti, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite, mutta älä valitse "Lähetä". Napsauta sen sijaan Viesti-ikkunan Asetukset-välilehteä.

Valitse Lisäasetukset-osiosta Viivästys-välilehti.

Valitse Ominaisuudet-valintaikkunan Toimitusvaihtoehdot-kohdassa -valintaruutu Ei toimiteta ennen -ruudusta, joten laatikossa on valintamerkki. Napsauta sitten päivämääräruudun alas-nuolta ja valitse päivämäärä ponnahduskalenterista.

Napsauta aikaruutun alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse aika avattavasta luettelosta.

Napsauta sitten Sulje. Sähköpostiviesti lähetetään sinä päivänä, jolloin valitsit.

HUOMAUTUS: Jos käytät POP3- tai IMAP-tiliä, sinun on jätettävä Outlook auki, kunnes viesti lähetetään. Katso tämän artikkelin viimeistä osaa määritettäessä käyttämäsi tilin tyyppi.

Kuinka viivyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä säännön avulla

Voit viivästyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä tiettyyn minuuttiin (enintään 120) sääntöä käyttäen. Voit luoda tämän säännön valitsemalla pääikkuna -ikkunan "File" -välilehden (ei Message-ikkunan). Voit tallentaa viestin luonnoksi ja joko sulkea Message-ikkunan tai jättää sen auki ja napsauttaa pääikkunaa sen aktivoimiseksi.

Klikkaa Backstage-näytössä "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä".

Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna avautuu. Varmista, että Sähköpostiasetukset-välilehti on aktiivinen ja valitse "Uusi sääntö".

Ohjattu sääntöjen valintaikkuna avautuu. Vaiheessa 1: Valitse mallipohjasta Aloitus tyhjästä -sarakkeesta valitsemalla Käytä sääntö lähetettävillä viesteillä. Sääntö näkyy vaiheessa 2. Napsauta "Seuraava".

Jos on olemassa ehtoja, jotka haluat ottaa käyttöön, valitse ne vaiheessa 1: Valitse olosuhteet -luetteloruudusta. Jos haluat soveltaa tätä sääntöä kaikkiin sähköpostiviesteihin, napsauta "Seuraava" valitsemalla mitään ehtoja.

Jos napsautat "Seuraava" valitsematta mitään ehtoja, näyttöön tulee vahvistusvalintaikkuna, jossa kysytään, haluatko soveltaa sääntöä jokaiseen lähettämääsi viestiin. Napsauta Kyllä.

Vaiheessa 1: Valitse toimintojen luettelo, valitse "lykätä toimitusta useilla minuuteilla" -valintaruudusta. Toiminto lisätään Vaihe 2 -ruutuun. Jos haluat määrittää, kuinka monta minuuttia tahansa viivästyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä, napsauta vaiheessa 2 olevaa "useita" linkkejä.

Anna Viivästetty toimitus -valintaikkunassa minuuttien määrä viivästyttää sähköpostiviestien lähetystä muokkausruutuun tai valitse ylä- ja alanuolipainikkeilla määrä. Napsauta "OK".

"Useita" -linkkiä korvattiin antamiesi minuuttien määrällä. Voit muuttaa minuuttien lukumäärää napsauttamalla numeron linkkiä. Kun olet tyytyväinen sääntöasetuksiin, napsauta "Seuraava".

Jos sääntöön liittyy poikkeuksia, valitse ne vaiheessa 1: Valitse poikkeusluetteloruudusta. Emme aio soveltaa mitään poikkeuksia, joten klikkaamme "Seuraava" valitsematta mitään.

Anna lopullisen säännön asetusruudulle nimi tämän säännön kohdalle "Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi" -muokkausruutu ja napsauta sitten Valmis.

Uusi sääntö lisätään E-mail Rules -välilehdessä olevaan luetteloon. Napsauta "OK".

Lähettämäsi sähköpostiviestit pysyvät lähtölokerossa säännön mukaisten minuuttien määrään ja lähetetään sitten automaattisesti.

HUOMAUTUS: Yhden viestin viivästymisen yhteydessä IMAP- ja POP3-viestejä ei lähetetä määritetyssä ajassa, ellei Outlook ole auki.

Miten määrität, minkä tyyppisen sähköpostitilin käytät

Jos haluat tietää, minkä tyyppistä tiliä olet käyttänyt, napsauta pääikkuna -ikkunan "Tiedosto" -välilehteä ja valitse sitten "Tiliasetukset" ja valitse avattavasta valikosta "Tilin asetukset".

Tiliasetukset-valintaikkunan Sähköposti-välilehdessä luetellaan kaikki Outlook-tiliin lisätyt tilit ja kunkin tilin tyypit.

Voit myös käyttää lisäosaa sähköpostiviestien aikataulun tai viivästymiseen, kuten SendLaterin. On ilmainen versio ja pro versio. Vapaa versio on rajallinen, mutta se tarjoaa ominaisuuden, jota ei ole saatavilla sisäänrakennetuissa menetelmissä Outlookissa. SendLaterin ilmainen versio lähettää IMAP- ja POP3-sähköpostit tietylle aikajaksolle, vaikka Outlook ei ole avoin.