Sano, että haluat sijoittaa osoitteen asiakirjan alatunnisteeseen, mutta osoite muuttuu ajoittain. Voit tallentaa osoitteen erilliseen, yhteiseen Word-asiakirjaan ja käyttää kenttää raportissa vetää teksti yhteisestä asiakirjasta ja päivittää aina, kun se muuttuu. Näytämme sinulle, miten tämä tehdään.
Aloita luomalla uusi Word-asiakirja, joka toimii arkistossasi osoitetta varten, jonka haluat lisätä muihin Word-dokumentteihin. Tallenna se sijaintiin, jota muut asiakirjat voivat käyttää. Älä tallenna esimerkiksi verkkoasemaa, johon sinulla ei aina ole käyttöoikeuksia.
Haluamme käyttää kirjanmerkkejä viittaamaan yhteiseen dokumenttiin osoitettuun osoitteeseen. Kirjoita tekstin merkkijono, jonka haluat lisätä muihin asiakirjoihin (meidän tapauksessamme osoite). Luo kirjanmerkki korostamalla nimi ja siirtymällä Lisää> Kirjanmerkki ja antamalla sille nimi, kuten "Osoite". Katso oppaamme kirjanmerkeistä Wordissa saadaksesi tietoa niiden luomisesta.
Huomaa, että kirjanmerkkien nimet eivät voi olla välilyöntejä. Suosittelemme, että kirjanmerkin nimi asetetaan yhteisen tietosivun jokaisen kohteen yläpuolelle, jotta voit helposti tietää, minkä nimen haluat käyttää. Tämä on erityisen hyödyllinen, jos aiot käyttää paljon uudelleenkäytettäviä kohteita tässä yhteisessä asiakirjassa. Esimerkissämme lisäsimme osoitteen yhteiseen tietoasiakirjaan ja asetimme kirjanmerkin nimen "Osoite" kohteen yläpuolelle.
HUOMAUTUS: Et voi vain kirjoittaa tavallisia sulkeja kentän koodien ympärille. Sinun on käytettävä "Ctrl + F9", jos haluat lisätä oikeat suluetyypit.
Kohdistin asetetaan automaattisesti kannattimien väliin. Kirjoita seuraava teksti suluiden väliin, korvaa "", Jossa on ehdoton polku yhteiseen sanaan, jossa on nimi, jonka haluat lisätä. Korvaa ""Kirjanmerkin nimellä, jonka olet määrittänyt yhteisen asiakirjan kohteelle.
INCLUDETEXT ''
HUOMAUTUS: Älä anna kenttään sulkeita.
Esimerkiksi kenttien koodien välissä kirjoitimme seuraavan:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
HUOMAA: Sinun on käytettävä kaksoisnapsautuneita polkuja, kuten me. Varmista myös, että käytät suoraan lainauksia, ei älykkäitä lainauksia, kirjoittaessasi yllä olevan koodin kenttään.