Ja vaikka on houkuttelevaa ajatella muokatun hakukansiota, kuten tallennettu haku, ne ovat tosiasiassa viileämpiä. Koska ne päivittyvät automaattisesti, ne toimivat enemmän kuin virtuaaliset kansiot, jotka muistuttavat Gmailin Tarrat-ominaisuutta, paitsi tehokkaampia. Haluatko kansion, joka näyttää vain tietyn henkilön lukemattomia viestejä ja joilla on yksi tai useampia liitetiedostoja? Ei ongelmaa.
Katsotaanpa, miten ne asetetaan.
Luo ennalta määritetty hakukansio Outlookissa
Outlookissa on jo ennalta määritetyt hakukansit, joita voit käyttää. Et voi enää muokata mitään näistä, mutta kannattaa katsoa ensin vain siinä tapauksessa, että ne kattavat tarpeitasi.
Aluksi löydät hakukansioasi ikkunan vasemmalla puolella olevan Outlook-datatiedoston kansioiden luettelon pohjalta. Jokaisella datatiedostolla on oma hakukansio, joten jos käytät Outlookia tarkistamaan useampi kuin yksi tili, voit luoda eri hakukansioita jokaiselle.
Täällä luodaan uusi hakukansio, joka näyttää lukemattomia postia. Se on erittäin kätevä hakukansio, koska se näyttää kaikki lukemattomat viestit riippumatta siitä, mihin kansioon se on tallennettu. Napsauta vain hakukansioa, jonka haluat luoda ja paina sitten OK-painiketta.
Luo mukautettu hakukansio Outlookissa
Muokatut hakukansit antavat sinulle lisää kriteerejä, joita etukäteen määritellyt hakukansit eivät sisällä - voit melko paljon etsiä minkä tahansa kentän sisältäessä Outlook-viestin. Mikä tärkeintä, voit luoda mukautetun hakukansion, joka käyttää useita kriteerejä viestien valitsemiseen. Esimerkiksi sinulla voi olla vain yksi näyttöviesti tietyistä ihmisistä ja joilla on tiettyjä sanoja aihealueella.
Voit luoda hakukansioon siirtymällä nauhan "Kansio" -välilehdelle ja napsauttamalla sitten "Uusi hakukansio" -painiketta.
Viestit-välilehdessä on peruskriteerejä, joiden avulla voit etsiä tiettyjä sanoja aiheessa tai viestirungossa, lähettäjillä ja vastaanottajilla. Voit myös rajoittaa haun viesteihin, joissa olet ainoa henkilö "To" -rivillä tai "To" tai "Cc" -rivillä muiden ihmisten kanssa.
Voit myös määrittää viestien aikajänteen, joka perustuu siihen, kun ne on vastaanotettu, lähetetty, muokattu ja niin edelleen. Joten voit esimerkiksi näyttää vain viimeisen seitsemän päivän aikana vastaanotetut viestit.
Oletuksena luomasi muokatun haun vetää kaikki Outlookin datatiedostosi kansiot. Jos haluat rajoittaa sen tiettyihin kansioihin, napsauta "Selaa" -painiketta.
- Viestejä pomoisi ja sieltä
- Viestejä, joiden ratkaisemattomat seurannan liput ovat luokkaa (esimerkiksi voit etsiä vain henkilökohtaisessa kategoriassa olevia ratkaisemattomia kohteita)
- Viestejä, joilla on suuri merkitys
- Viestejä asiakkaalle ja asiakkaalta (voit jopa käyttää koko verkkotunnuksensa hakukenttään ja valita haun kaikkiin kenttiin)
- Viestejä, joissa on liitetiedostoja ja jotka ovat tietyn kokoisia (erinomainen suurien liitetiedostojen poistamiseen ja datatiedoston koon pienentämiseen)
Ja se vain naarmuttaa pinnan. Joten millaisia hakukansioita voit luoda? Kerro meille kommentit!
