Kuten näin pitkälle, jos olet käyttänyt Outlook säveltää ja lähettää sähköpostia, ja olet ottanut aikaa tuoda G-mail yhteystiedot osoitekirjaan, tai se, että olet edes käyttämällä Outlook osoitekirja, tarkoittaa, että sinulla on paljon tietoja, jotka tarvitsevat suojelua.
Samoin olet todennäköisesti myös käyttänyt paljon aikaa ja työtä luomalla kalenterit, lisäämällä tehtävät ja Tehtäväluetteloita, ja ehkä jopa on nippu muistiinpanoja haluat tallentaa.
Kaikki tämä pohjimmiltaan kyse on siitä, että sinulla on ainakin ajoittain varmuuskopioida tiedostoa, koska sillä kukaan meistä voi todistaa, se on melko turhauttavaa ja masentavaa menettää kaikki tiedot ja täytyy aloittaa alusta.
Mail-ohjauspaneeli
Aloitamme, katsotaan nopeasti Windowsin Mail-ohjauspaneelista.
Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme Sähköposti-välilehden, jonka avulla voit tehdä toimia sähköpostitililläsi, kuten korjaamalla tai muokkaamalla niitä. Voit myös nähdä missä tietoja tallennetaan jokaiselle tilille.
Toinen hieno ominaisuus, jota voit käyttää Tilin asetukset -ikkunassa. Jos tiedosto (t) on saanut valtavat ja tarttuu tonnia levytilaa (jotkut keräävät gigatavua kun gigatavua vanhan sähköposti), niin voit pakata sen.
Napsauta Tietotiedostot-välilehden "Asetukset" -painiketta ja napsauta sitten "Pienennä nyt", kun haluat pienentää Outlook-datatiedoston kokoa.
PST-huoltotyökalun käyttäminen
Jos et ole huomannut tähän mennessä, Outlook-tiedot tallennetaan.PST- tai.OST-tiedostoon, ja suurimman osan ajasta ei ole mitään vikaa.
Valitettavasti joskus tietosi muuttuvat vioittuneiksi, mikä ei ole sama asia kuin sanoa, että se on huono tai toivottomasti palautumaton, sinun tarvitsee vain käyttää mukana olevaa Saapuneet-kansion korjaustyökalua. Saapuneet-kansion korjaustyökalu tai "ScanPST" skannata ja korjata omat kansiotiedostot, validoida ja korjata virheet ja varmuuskopioida korruptoitunut.PST- tai.OST-tiedosto vain siinä tapauksessa, että jokin vikaantuu virheen aikana.
ScanPST-työkalu löytyy Outlookin asennuskansioon, yleensä C: Program Files Microsoft Office Office15. Kun löydät sen, kaksoisnapsauta ScanPST-apuohjelmaa käynnistääksesi sen.
Automaattisesti tietojen arkistointi
Tulee esiin joitain tärkeitä tietoja siitä, miten parhaiten arkistoida ja varmuuskopioida tietosi. Ensimmäinen asia, josta haluamme keskustella, on AutoArchive-vaihtoehtoja. Aloita napsauttamalla nauhan Tiedosto-välilehteä niin, että näet seuraavan näytön.
Huomaa välittömästi, että voit valita tilin, johon haluat osallistua (jos haluat) napsauttamalla Lisää tili -painikkeen yläpuolella olevaa avattavaa valikkoa.
Täällä näemme tyypillisen sähköpostikansion Ominaisuudet-ikkunan. AutoArchive-välilehdessä voit muuttaa kansion automaattisen arkistoinnin. Huomaa tässä kuvakaappauksessa, että kansio on määritetty automaattiseen arkistointiin omasta aikataulustaan ja toimistaan.
Tietojen arkistointi manuaalisesti
Yksinkertaisesti, jos et halua käyttää automaattista arkistointia tai jos haluat helpottaa arkistointiproseduuria, palaa Tilitiedot-ruudussa näkyviin Työkalut -työkaluihin ja napsauta ja valitse Arkisto, jolloin avaat seuraavan valintaikkunan.
Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi ja palauttaminen
Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi on yhtä helppoa kuin.OST- tai.PST-tiedostojen kopiointi toiseen kiintolevyyn, pilvipalvelimeen, peukalo-asemaan tai johonkin muuhun tallennusvälineeseen. Muistatko, miten sijoitat datatiedostot?
Avaa Mail-ohjauspaneeli ja napsauta "Tiedostot" -painiketta. Napsauta "Avaa tiedoston sijainti …" ja voit sitten varmuuskopioida datatiedostot.
Jos haluat palauttaa varmuuskopioidun datatiedoston, siirrymme takaisin Tiedosto-välilehteen ja valitse "Avaa Outlook-datatiedosto".
Paras tapa varmistaa, ettet menetä tietoja, on kuitenkin rutiininomaisesti varmuuskopioida datatiedostot tukku. Onko sinulla jotain, jonka haluat lisätä? Kerro meille keskustelufoorumissamme. Kuten aina, odotamme palautetta.
