Faksi nähdään usein turvallisemmalta kuin sähköposti, vaikka se ei todellakaan olekaan. Faksilaitteet kommunikoivat puhelinlinjoilla ilman salausta ja faksilaitteita pidetään usein varattuina, joilla kuka tahansa voi helposti tarttua asiakirjoihin.
Vaihtoehdot faksien lähettämiseen
Faksilla on paljon vaihtoehtoja. Jos lakeja ei ole rajoitettu tai koska toisella puolella oleva henkilö vaatii faksin käyttämistä, kokeile yhtä seuraavista vaihtoehdoista:
- Sähköpostiasiakirjat: Kyllä, nöyrä sähköposti voi korvata monia fakseja. Olet todennäköisesti faksata asiakirjaa, joka on kirjoitettu tietokoneesta joka tapauksessa, joten miksi vaivautua faksilaitteen käytöstä? Liitä tiedosto sähköpostiin tai kirjoita vain tärkeä teksti itse sähköpostiin.
- Skannaus ja sähköposti: Jos sinulla on faksilaite, joka toimii myös skannerina, voit skannata paperiasiakirjat tietokoneeseesi PDF-tiedostoina. Liitä nämä PDF-tiedostot sähköpostiin, jotta ne lähetetään. Voit jopa kokeilla puhelimesi skannaamaan dokumenttia - varmasti, se ei ole paras laatu, mutta olemme nähneet melko vähän laadukkaita fakseja.
- Lataa asiakirjat: Jotkin organisaatiot voivat sallia, että voit lähettää nämä skannatut dokumenttiedostot verkossa sen sijaan, että lähetät niitä sähköpostitse.
- Käytä etanaa: Lehtiväline on hitaampi vaihtoehto faksaamista varten, joka on pahempi monin tavoin, mutta se ei ole aina paha. Jos sinulla ei ole faksilaitetta ja asiakirja ei ole kiireellinen, voit yleensä lähettää asiakirjan useimmille organisaatioille faksien sijasta. Toki, sinun on käsiteltävä postinjärjestelmää, mutta ainakin sinun ei tarvitse faksata mitään.
Kirjaa asiakirjat ilman tulostusta
Sinun on ehkä allekirjoitettava asiakirjat ja lähetettävä ne jollekin, ja kun ne tulostetaan, saatat olla houkutteleva faksata ne. Loppujen lopuksi vaihtoehto olisi tulostaa asiakirja, allekirjoittaa se, skannata se takaisin tietokoneeseen ja lähettää sen sähköpostilla. Sen sijaan että tuhlaisit aikaa, voit käyttää ohjelmistoa käyttämään todellista allekirjoitusasi tietokoneesi asiakirjaan. Yksinkertaisesti kaapata allekirjoituksesi kerran ja se tallennetaan kuvanä, jota voit hakea asiakirjoihin. Voit helposti allekirjoittaa tulevat asiakirjat tulostamatta niitä.
Jos sinulla on kynällä varustettu tabletti, voit jopa käyttää kynää allekirjoittamaan asiakirjan suoraan näytölläsi.
Faksata asiakirja verkossa
Online-faksipalvelujen avulla voit faksata asiakirjan tarvitsematta omia faksilaitteita tai jopa puhelinlinjaa. Käytät web-pohjaista käyttöliittymää asiakirjan lähettämiseen ja anna vastaanottajan puhelinnumero. Palvelu itse huolehtii kaikista viimeisen kilometrin tavaroista, faksien asiakirjasi etäfaksilaitteeseen omien puhelinlinjojen kautta.
Jos sinun tarvitsee vain lähettää faksit harvoin, näillä palveluilla voit lähettää muutaman sivun täällä ilman senttimaksua. Jos sinun on faksattava asiakirjoja useammin, saatat joutua maksamaan jotain - mutta sinun pitäisi maksaa faksilaitteesta ja puhelinlinjasta joka tapauksessa.
Nämä palvelut teknisesti edellyttävät faksin lähettämistä, mutta ainakin he eivät tunne käyttävänsä kovaa vanhaa faksilaitetta, eivätkä edellytä, että sinulla on lankapuhelin.
Vastaanota faksi verkossa
Faksin vastaanottaminen voi olla päänsärky, jos sinulla on kotitoimisto. Faksilaitteen on oltava päällä ja kuuntelu faksien koko ajan. Tarvitset erillisen rivin faksien vastaanottamiseen, jotta et jää faksiin, kun olet puhelimessa. Voit yrittää pyytää ihmisiä lähettämään faksiasi asiakirjan tietylle ajankohtana, kun olet varma, että lankapuhelimesi ei ole sidottu.
Sen sijaan että käsittelet kaikkia tätä hölynpölyä, pyydä ihmisiä skannaamaan ja lähettämään sinulle asiakirjoja. Voit myös käyttää muita työkaluja, jos et halua luottaa sähköpostiviesteihin. Voit esimerkiksi käyttää JotFormia Dropboxin kanssa ja luoda verkkosivun, jossa ihmiset voivat ladata PDF-tiedostoja ja ne näkyvät Dropbox-kansioosi.
Voit myös yrittää käyttää palvelua, jolla on oma faksinumero ja voit vastaanottaa fakseja siellä. Nämä yleensä maksaa rahaa - loppujen lopuksi faksipalvelun on maksettava omistettu lankapuhelinnumero ja seurata sitä sinulle. eFax tarjoaa 10 maksuttomia saapuvia sivuja kuukaudessa, vaikka ne eivät anna sinulle vapaita lähteviä sivuja. HelloFaxilla voit lähettää viisi ilmaista sivua, mutta se on niin. Jokainen ilmainen online faksipalvelu tarjoaa tällaisen saaliin - ilmainen tarjous on olemassa vetää sinut sisään, kun taas sinun on maksettava tärkeimmistä ominaisuuksista. Faksien käyttö liittyy faksilaitteiden ja lankapuhelujen puhelinnumeroihin, eikä se ole ilmaista. Sitä käytetään usein myös liike-elämässä, ja yritykset ovat halukkaita käyttämään rahaa tällaiseen asiaan.
Viimeinen lomakeskus: Käytä todellista fakseja ilman omistajaa
Jos et halua käsitellä verkkopalveluja tai etanapostia, ja sinulla ei ole ehdottomasti muuta vaihtoehtoa kuin lähettää satunnaiset asiakirjat faksina, on olemassa vaihtoehto, jolla voit ostaa oman faksilaitteen ja käyttää lankapuhelinta. Voit luultavasti käydä paikallisessa myymälässä, joka tarjoaa kopiointia ja antaa sinulle maksaa muutaman sentin lähettämään faksin. Tämä ei ole ihanteellinen, jos lähetät usein fakseja, mutta jos haluat faksata jotain kerran vuodessa, tämä voi olla okei vaihtoehto.
Tietenkin tämä koskee edelleen faksilaitetta.Jotkut organisaatiot vaativat vain faksien lähettämistä ja et voi olla mukava lähettää erittäin arkaluontoisia asiakirjoja web-pohjaiseen faksipalveluun. Ei ole paljon, mitä voit tehdä, jos joudut käsittelemään organisaatiota, joka vaatii fakseja.
Faksi lähetetään edelleen jonkin aikaa vielä, jos vain siksi, että säännökset kannustavat terveydenhuoltoa ja laillisia organisaatioita pitämään vanhempia faksilaitteita nykyaikaisten vaihtoehtojen sijaan.
