Ennen kuin julkaiset Office-asiakirjoja julkisesti tai lähetät ne jollekin, voit todennäköisesti tarkistaa, mitä piilotettuja tietoja asiakirjassa on ja poista arkaluonteiset tiedot. Tämä metatieto voi loukata yksityisyyttäsi tai olla mahdollisesti kiusallista.
Piilotettujen tietojen tarkasteleminen ja poistaminen
Valitse Office 2013 tai Office 2010: ssa Tiedosto-valikosta Info ja Tarkastettu asiakirja -työkalu on etu- ja keskikohtainen, joka kertoo asiakirjan mahdollisista arkaluonteisista tiedoista. Nämä tiedot ovat ilmeisempää kuin vanhemmissa Office-versiossa, mutta silti on helppo unohtaa, jos et tiedä. Office lisää arkaluonteiset tiedot asiakirjoihisi.
Napsauta Office 2007: n Office-orb-painiketta nauhan kohdasta Valmistele ja valitse Tarkasta asiakirja.
Minkä tyyppiset metatiedot toimisto tallentaa?
Office tallentaa asiakirjan ominaisuuksia, kuten yksityiskohtia, kuten tekijä, aihe, otsikko, päivämäärän, jona luot asiakirjan, viimeksi muokannut sen ja kuinka kauan olet työskennellyt asiakirjan käsittelyssä. Nämä ominaisuudet sisältävät myös minkä tahansa mallin nimen, jota käytit asiakirjan luontiin, sähköpostin otsikoihin ja muihin vastaaviin tietoihin. Tämä voi mahdollisesti olla kiusallista - esimerkiksi voit lähettää TPS-raportin pomoisi ja sanoa, että käytit koko päivän töitä yksin. Mutta metatiedot saattavat paljastaa, että olet työskennellyt vain muutaman minuutin ajan TPS-raportissa, tehnyt yhteistyötä muiden ihmisten kanssa ja että käytit mallia nimeltä "Uskomaton TPS-raporttimalli" luodessasi sitä. Mikä vielä pahempaa, tässä on muitakin yksityisyyttä koskevia yksityiskohtia - voit julkaista asiakirjan verkossa ilman nimeäsi siihen liittyvää, mutta nimesi näkyy oletuksena asiakirjan ominaisuuksissa.
Myös otsikot, alatunnisteet, vesileima ja piilotekstinä muotoiltu teksti voidaan sisällyttää, mutta ne eivät näy, jos teet asiakirjan kohdakkain. Työkalu kertoo, sisältääkö asiakirjassa nämä tiedot.
Jos olet yhteistyössä muiden ihmisten kanssa kirjoittaessasi asiakirjaa, se sisältää vielä enemmän tietoja. Metatieto näyttää kaikki asiakirjan tekijöiden nimet sekä kaikki kommentit, korjausmerkit, muste-merkinnät ja asiakirjan aikaisemmat versiot. Jos julkaiset asiakirjan, johon olet työskennellyt, luultavasti haluat poistaa kaikki nämä tiedot sen sijaan, että voit jakaa sen.
Miten Office ei voi tallentaa metatietoja
Valitettavasti sinun on käytettävä Document Inspector -työkalua poistaa arkaluonteiset tiedot kustakin yksittäisestä asiakirjasta ennen kuin julkaiset tai jakat sen jonkun kanssa. Ei ole sisäänrakennettua tapaa poistaa nämä tiedot useista asiakirjoista kerralla, eikä Office-laajuinen asetus estä Officea käyttämästä näitä tietoja asiakirjoihin.
Office voi kuitenkin poistaa metatiedot automaattisesti aina, kun tallennat tiedoston. Sinun on käytettävä tätä asetusta jokaiseen käyttämääsi asiakirjaan - se on dokumenttikohtainen asetus, ei koko järjestelmän koko.
Jos haluat estää Officea tallentamasta metatiedostoja asiakirjojen kanssa, valitse Tiedosto-valikosta Asetukset ja valitse Trust Center -luokka. Napsauta Trust Centerin asetukset -painiketta ja valitse Yksityisyysasetukset. Ota käyttöön "Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen" avulla. Jos se näkyy harmaana, napsauta alla olevaa Document Inspector -painiketta, suorita Document Inspector ja poista kaikki asiakirjan henkilökohtaiset tiedot. Sinun pitäisi sitten klikata valintaruutua.
Muista, että tämä vaihtoehto on vaihdettava jokaiseen asiakirjaan erikseen.
Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä ja osa niistä on jopa ratkaisevaa yhteistyölle tai yrityksille, jotta ne voivat seurata asiakirjan tekijää. Mutta kun on aika julkaista asiakirja, luultavasti haluat poistaa tämän metatiedot.
