Verkkoyhteistyö on palvelu, jonka avulla sinä ja kollegasi voivat työskennellä samassa asiakirjassa. Yleensä dokumentti tallentaa automaattisesti ja muut kirjoittajat tekevät muutoksia näkyvissä muutamassa sekunnissa. Se helpottaa paperiteknologiaa käyttävien asiakirjojen käsittelyä. Microsoft Office 2016 on mahdollistanut reaaliaikaisen yhteistyön, joka on näennäisesti hyvin onnistunut markkinoilla. Se käynnistyi, kun Wordin työpöytäversioon osallistuminen auttoi kirjoittamaan, ja nyt Live-yhteistyö on ollut Microsoft Officen suurin painopiste. Pikemminkin useimmat käyttäjät ovat siirtyneet kokonaan online-yhteistyön tekijöille sen sijaan, että teettäisiin ja jaettaisiin asiakirjoja sähköpostin välityksellä.
Kirjoittajat ja yhteistyökumppanit Excelissä
Jotta voit aloittaa tiimityöskentelyn ja yhteistyön kirjoittamisen Excelin avulla, voit käyttää seuraavia vaiheita:
1] Varmista, että sinulla on ajan tasalla oleva Windows- ja Office 365 -versio. Käytät näitä tiedostomuotoja:.xlsm,.xlsx tai.xlsb-tiedostoja. Jos sinulla on eri muoto, voit muuttaa sitä avaamalla tiedoston klikkaamalla Tiedosto> Tallenna nimellä> Selaa> Tallenna Kuten Tyyppi, vaihda sitten muoto soveltuville tyypeille.
Jos sinulla ei ole tilausta, voit silti tehdä yhteistyötä luomalla asiakirjoja verkossa kirjautumalla henkilökohtaiseen OneDrive-palveluun. Toiminta on kuitenkin rajoitettua.
2] Luo tai lähetä laskentataulukko SharePoint, onedrive, tai OneDrive for Business.
3] Jos olet valinnut tiedoston lähettämisen, napsauta tiedostonimeä ja työkirja avautuu uudessa selaimessa.
4] Napsauta painiketta Muokkaa Excelissä vaihtoehto. Jos saat kehotuksen valita Excel-versio, valitse Excel 2016.
5] Kun tiedosto avautuu ja näet, että se on edelleen sisään Suojattu näkymä, klikkaa vain Salli muokkaus jotta voit tehdä muutoksia tiedostoon.
6] Napsauta Jaa painiketta, joka löytyy ikkunan oikeasta yläkulmasta. Vuonna Kutsu ihmisiä, kirjoita vain tiimisi jäsenten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä. Erota jokainen sähköpostiosoitteesi puolipisteellä. Valita Muokkaa ja jatka sitten napsauttamalla Jaa painiketta.
7] Henkilöt, joille olet jakanut tiedoston, saisivat sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon ja avautumisen. Yhteistyökumppanien on napsautettava Muokkaa työkirjaa ja valitse sitten Muokata Excelissä.
8] Kun avaat tiedoston, näet kutsutun yhteistyökumppanin avatar tai kuvat Excel-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Ne näkyisivät yleensä joko omalla tallennetulla kuvalla, avatarilla tai kirjeellä G joka tarkoittaa ”Vieras” tai niiden nimien alkukirjaimet, jos valittuja profiilikuvia ei ole. Valintasi korostuisi vihreänä, kun muiden ihmisten valinta olisi muita värejä, kuten sininen, punainen, keltainen tai violetti.
Automaattinen tallennus samanaikaisen kirjoittamisen aikana MS Excelissä
Automaattinen tallennus on ominaisuus, joka on oletusarvoisesti käytössä kaikissa asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu yhteisjulkaisulle tai muutoin OneDrive-ohjelmalla. Se tallentaa muutokset dokumenttiin sekunneissa, joskus sekunnin murto-osassa.
Muiden käyttäjien valinnat
Käyttäjät, jotka käyttävät Microsoft Excel- tai Excel-verkkoa, voivat nähdä muiden käyttäjien luettelossa ylhäältä. Muiden käyttäjien valinnat ja teksti näkyy eri väreissä. Käyttäjät, joilla on muita MS Excel -versioita, eivät pysty käyttämään tätä ominaisuutta.
" Päivitä suositus" ja "Lähetys epäonnistui"
Jos saat nämä virhesanomat automaattisen tallennuksen ja luonnokset tallentamattomina, sinun on ehkä kopioitava linkki toisella välilehdellä ja painettava Enter-näppäintä. Muista tehdä tämä, kun olet varma, että internet on kytketty.
Kaksi käyttäjää vaihtaa samaa asiaa dokumentissa
Kun kaksi käyttäjää vaihtaa samaa asiaa automaattisella tallennuksella tai napsauttamalla tallennusta, viimeisin muutos tallennetaan. Helpottaakseen Excelin verkossa sallitaan kommenttiosa keskustella tästä käyttäjien keskuudessa. Se toimii kuten chat-ruutu.
Lue seuraava: Excelin vinkit ja vihjeet.
