Tämän artikkelin aikana opit käyttämään Wordin 2010 yhdistämistoimintoa, kirjoittamalla henkilökohtaisia sähköpostikohdeja ja määrittämällä eri liitteitä jokaiselle sähköpostiosoitteellesi.
Kuva M! R
Jakelulistan luominen
Wordin yhdistäminen säästää meiltä ikävältä tehtäväksi, että saamme jokaisen vastaanottajan sähköpostiosoitteen manuaalisesti antamalla meille mahdollisuuden tuoda sähköpostiosoitteita Outlookin yhteystiedoista, Excelistä tai Access-tietolähteistä tai Word-tiedostoista.
Outlookin yhteystieto on paras vaihtoehto kolmen käyttäjän joukossa, ja jos et ole käyttänyt sitä, nyt on hyvä aika päivittää Outlook-osoitekirjaasi ja näytämme sinulle, miten se tehdään. Voit ohittaa seuraavan osan ja aloittaa kirjoittamasi viestin yhdistämisen, jos tiedät jo Outlookin yhteyden muodostamisen. Muussa tapauksessa seuraavat kaksi osaa antavat sinulle perustiedot Outlook-yhteystiedon määrittämisestä tuomalla Web-pohjaisen yhteystietoluettelon.
Mail-profiilin määrittäminen
Outlook-yhteystiedon luominen alkaa luoda sähköpostin profiili, joka tallentaa tilisi sähköpostiosoitteen, salasanan, palvelimen tiedot ja linkit muihin tietoihin, kuten sähköposti- ja osoitteisiin.
Yhteystietokannan täyttäminen
Voit syöttää jakelulistan manuaalisesti Outlookiin tai tuoda muita WWW-osoitteita - kuten GMail-, Yahoo- tai Hotmail-osoitekirjaa. Useimmat verkkopohjaiset sähköpostipalveluntarjoajat antavat meille mahdollisuuden viedä osoitekirjaamme Outlook-yhteensopivaan tietolähteeseen. Gmail tarjoaa esimerkiksi mahdollisuuden viedä yhteystietosi Outlook-yhteensopivaan CSV-tiedostoon.
Outlook tarvitsee muutamia minuutteja tuoda yhteystiesi riippuen tuodun sähköpostiosoitteiden määrästä.
Yhdistämistoiminto
Aloita tyhjä asiakirja ja avaa Mailings-nauha aloittaaksesi yhdistämisen.
Viestin vastaanottajien valinta
Ohjattu toiminto pyytää meitä valitsemaan asiakirjamallimme yhdistämistämme varten. Sähköpostiviestit ovat nykyisen yhdistämistyön sopiva dokumenttityyppi.
Sähköpostiviestin kirjoittaminen
Aloita sähköpostiosoitteesi kirjoittaminen ja lisäämällä yhdistämiskenttiä, johon haluat sijoittaa yksilöllisiä viestejä - kuten otsikkoa tai sukunimeäsi asiakirjan asianmukaisessa paikassa.
Aihe-rivin muokkaaminen
Ohjattu toiminto katkaisee yhdistämisprosessin seuraavissa vaiheissa: oikean asiakirjatyypin ja mallin valitseminen, jakelulistan luominen, yhdistämisen esikatselun arviointi ja sähköpostiviestien lähettäminen kaikille vastaanottajille.
Tässä vaiheessa saatat huomata kaksi tavallista sähköpostin kirjoitustyötä, joita ohjattu toiminto ei tue, kirjoittamalla yksilöllisiä aihepiirejä ja asettamalla erilaisia liitteitä. Meidän on käytettävä makroja, jotta ne voidaan yhdistää, mieluiten ennen ohjatun toiminnon suorittamista.
Kun kirjaimesi on auki, paina "Alt + F11" ja kaksoisnapsauta "ThisDocument" työsi Word-ikkunassa Macro editorin avaamiseksi.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Palaa asiakirjaan ja lähetä sähköpostisi napsauttamalla Seuraava: sulje linkki.
Eri kohteiden liittäminen sähköpostiin
Tähän mennessä olemme oppineet käyttämään ohjatun yhdistämistoiminnon ja muokkaamaan aihepiirejä - ja täydentämään tämän päivän opetusohjelmaa, näytämme kolmannen osapuolen lisäosan, jonka avulla voimme liittää eri tiedostoja jokaiselle sähköpostiosoitteelle.
Lataa lisäosa, poista se ja selvitä, että lisäosa tulee Word-dokumenttimalleiksi. Käytä Word 2003: n "CreateEMailData Word 2007 Ver02" -toimintoa, jos käytät sanaa 2007 tai 2010 ja "CreateEMailData Word 2003 Ver02".
Toivomme, että olet oppinut käyttämään Word-sanoman yhdistämistä nykypäivän artikkelista. Voit vapaasti keskustella muiden yhdistämisvihjeiden kanssa muiden kirjoittajien kanssa kommenttien osassa.
