Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Tämän päivän oppitunnissa autetaan sinua ymmärtämään, miten luokitellaan postilaatikkoosi paremmin ja järjestävät viestisi tarroilla ja eräillä ennalta määritetyillä mutta muokattavilla välilehdillä.

Koulun navigointi

Gmailin tuntemus
Mobiilisovellus, postien ja keskustelujen kokoaminen
Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
Postisuodattimet ja Star-järjestelmä
Liitteet, allekirjoitukset ja turvallisuus
Kutsut ja loma-vastaajat
Käytä Gmailia tehtäväluettelona
Useita tilejä, näppäinoikoteitä ja kauko-merkintää
Käytä Gmail-tilisi muiden tilien käyttöön
Power Tips ja Gmail Labs

Kun Gmail-tilisi saa höyryä ja alkaa vastaanottaa joukko viestejä, haluat oppia pitämään torrentia hallittavampina puroina. Gmailin suodattimien avulla voit hallita saapuvia sähköpostiviestejäsi, mikä auttaa sinua pitämään vähemmän tärkeän sähköpostisi pois tieltäsi ja suodatettu etikettiin. Ennen kuin aloitat suodatinten oppimisen oppitunnissa 4, sinun on opittava luomaan ja merkitsemään Gmailin vastaavuudet kansioista, ja tästä me puhumme tänään.

Ensinnäkin aiomme puhua Gmailin automaattisista välilehdistä, Priority Inboxista ja kaikista niihin sisältyvistä asetuksista.

Luokitella Saapuneet-kansioosi automaattisesti määritettävät välilehdet

Gmail tarjoaa nyt välilehtiä, automaattisia luokkia postilaatikkoosi. Tämä ominaisuus katkaisee postilaatikon "Primary", "Social", "Promotions", "Updates" ja "Forums". Jos osallistut useisiin online-palveluihin, tämä ominaisuus voi olla kätevä.

Pohjimmiltaan tietyntyyppisille sivustoille tai tietylle sisällölle saatuja viestejä voidaan kerätä postilaatikon eri osissa. Tämä voi johtaa vähemmän huonoon postilaatikkoon.

Valitse, mitkä välilehdet näkyvät Saapuneet-kansiossasi

Nämä välilehdet ovat muokattavissa, jolloin voit valita, mitä välilehtiä haluat käyttää postilaatikossa. Voit vaihtaa välilehtien näkyviin napsauttamalla välilehtien oikealla puolella olevaa plus-kuvaketta.

Valintaruutu "Valitse välilehdet käyttöön" tulee näkyviin. Valitse haluamasi välilehtien valintaruudut postilaatikossasi.

HUOMAUTUS: Jos piilotat välilehden, kyseisen luokan viestit näkyvät sen sijaan ensisijaisessa välilehdessä. Myös välilehtien tekstiä ei voi muuttaa ja et voi lisätä mukautettuja välilehtiä. Käytä mukautettuja tarroja (keskustele seuraavassa jaksossa), jotta voit luokitella viestit edelleen.

Voit myös valita, mitkä välilehdet näkyvät Saapuneet-kansion Saapuneet-välilehdellä "Asetukset" -näytössä "Luokat" -kohdassa.

Järjestä viestisi postilaatikoiden ja asetusten avulla

Saapuneet-tyylit auttavat järjestämään Gmail-postilaatikkoasi parhaalla mahdollisella tavalla. Voit järjestää postilaatikkosi muokattavissa välilehdillä, kuten aiemmin tässä oppitunnissa mainittiin, tai osioihin, kuten "Lukemattomat", "Tähdelliset" ja "Tärkeät".

Muuta postilaatikon tyyppiä

Jos haluat vaihtaa toiseen postilaatikkotyyliin, avaa Asetukset-näyttö ja napsauta Saapuneet-välilehteä.

Valitse Saapuneet-tyyppi-osiossa käytettävän postilaatikon tyyppi avattavasta luettelosta.

Jokaisella postilaatikolla on omat asetukset. Kun olet valinnut "Saapuneet viestit", tämän tyyppisen näytön asetukset näkyvät Saapuneet-tyyppi-valinnan alla. Tee muutokset asetuksiin ja klikkaa Tallenna muutokset.

Voit myös nopeasti muuttaa joitain postilaatikon tyyliasetuksia suoraan postilaatikossasi napsauttamalla alareunaa, joka sijaitsee kunkin osion otsikon oikeassa reunassa.

Gmailin ohjeessa on kuvaus postilaatikkotyypeistä. Voit kokeilla erilaisia postilaatikkotyylejä, jotta näet, mikä toimii parhaiten sinulle. Voit vaihtaa oletusarvoisesti, jos muutat mieltäsi.

Voit myös nopeasti vaihtaa postilaatikon tyylisi siirtämällä hiirtäsi Saapuneet-kansioon ja napsauttamalla alas osoittavaa nuolta. Valitse haluamasi postilaatikkotyypin avattavasta "Saapuneet viestityyppi" -valikosta. Huomaa, että hiiren siirtäminen jokaiseen tyyliin antaa lyhyen kuvauksen jokaisesta tyypistä.

Järjestä ja ryhmität viestit tarrojen avulla

Esitimme lyhyesti teoksen tämän sarjan oppitunnille 1. Etikettien avulla voit järjestää sähköpostiviestejä luokkiin. Ne muistuttavat kansioita, mutta toisin kuin kansioissa, voit käyttää useampaa kuin yhtä merkkiä yhteen viestiin.

HUOMAUTUS: Gmail tukee enintään 5000 tarraa, mukaan lukien alamerkit. Jos ylität tämän rajan, saatat huomata, että Gmail-kokemuksesi ovat hitaampia, ja virheitä voi esiintyä. Poista tarrat, joita et ehkä enää käytä. Tarrojen poistaminen ei poista viestejä.

Luo uusi tarra

Voit luoda omia tarroja, jotta postilaatikkoosi voidaan järjestää ja siirtää viestejä ulos postilaatikosta tarroihin (toimivat kansioina). Näytämme sinulle, kuinka luoda etiketti, joka on sijoitettu toiseen tarraan, kuten kansion alikansio.

Jos haluat luoda uuden mukautetun etiketin, joka on pääkansi, napsauta Gmailin näytön vasemmassa reunassa olevista tarrojen luettelosta Lisää.

Kun luettelo laajenee, napsauta "Luo uusi tunniste" -linkki.

Anna otsikon nimi "Kirjoita uusi nimi nimi" -valintaruudun kohtaan Uusi otsikko -valintaikkuna.Lopeta uuden otsikon luominen napsauttamalla Luo.

HUOMAUTUS: Koska tämä on etiketti, joka sisältää alimerkin, emme laita tätä tarraa.

Voit luoda alamerkin juuri luomasi emätunnuksen alle napsauttamalla uudelleen Luo uusi merkki.

Kirjoita "Uusi otsikko" -valintaikkunan nimi, jonka haluat luoda osion "Anna uuden tunnisteen nimi" muokkausruutuun. Valitse "Nest labeled" -valintaruudun valinta avattavasta luettelosta juuri luotu vanhemman nimi ja napsauta "Luo".

Voit myös luoda sisäkkäisen merkinnän syöttämällä pääotsaketta, jota seuraa viivakuvake (/) ja kirjoittamalla sisäkkäinen otsikon nimi - kaikki "… uuden tunnisteen nimen" muokkausruutuun. Voimme esimerkiksi lisätä muokkausruutuun "Henkilöt / Ystävät" eikä valita "Nestetunniste" -valintaruudun.

HUOMAUTUS: Vanhat tarrat on jo olemassa, jotta ne voivat luoda sisäkkäisen merkinnän. Et voi luoda molempia tarroja samanaikaisesti. Esimerkissämme meidän on luotava ensin "Henkilökohtainen" -merkintä ennen kuin muodostat sisäkkäisen "Ystävät" -tunnisteen.

Sisäkkäinen etiketti näyttää seuraavan esimerkin.

Uusi vanhempi tarra, jossa on sisäkkäinen tarra, lisätään myös Tarrat-toimintopainikkeen Tarrat-luettelossa olevaan luetteloon sekä luetteloon tarroista, jotka ovat käytettävissä Siirrä-toiminto-painikkeeseen.

Tarrojen käyttäminen viesteihin

Tarroja voidaan käyttää viesteihin kahdella tavalla. Voit käyttää tarroja viesteihin jättäessäsi viestit postilaatikkoosi. Voit myös siirtää viestejä tarroihin, kun siirrät ne kansioihin. Näytämme molemmat menetelmät.

Tarrojen käyttäminen viesteihin jättäessä ne postilaatikossasi.

Tällä menetelmällä voit helposti käyttää useita tarroja yhteen viestiin.

Jos haluat lisätä merkinnän viestiin pitämällä viestin postilaatikossa, valitse viestin vasemmalla puolella oleva valintaruutu (tai avaa viesti). Napsauta sitten Tarrat-toimintopainiketta ja valitse yksi tai useampi otsikko avattavasta valikosta.

Muista, että voit käyttää useampaa kuin yhtä merkkiä viestiin. Etiketit-valikko ei mene pois, kun valitset tarrat, joten voit valita useita tarroja kerralla.

Jos haluat käyttää valitut tarrat viesteihin, napsauta valikon alareunassa olevaa "Käytä".

Tarrat näkyvät sitten viestin otsikkorivin vasemmalla puolella.

Jos sinulla on pitkä luettelo tarroista, voit aloittaa kirjoittamalla etiketin nimen napsauttamalla "Tarrat" -toiminnon painiketta löytääksesi merkinnän luettelosta.

Käytä tarraa viestiin ja siirrä se postilaatikostasi

Jos haluat lisätä merkinnän viesteihin ja siirtää viestin ulos postilaatikosta samanaikaisesti, vedä viesti vasempaan luetteloon haluamasi merkinnän kohdalle. Kun siirrät hiiren luettelon päälle, se laajenee näytettävien tarrojen näyttämiseen.

Huomaa, että voit käyttää tätä menetelmää viestin tunnistamiseen roskapostiksi sekä "Ilmoita roskapostia" -toiminnon käytöstä. Vedä rikkomatta viestejä vain roskapostisuodattimelle.

Viestin siirtäminen Roskakori-tarraan poistaa viestin. Tämä on sama kuin valitsemalla viesti tai avaamalla se ja napsauttamalla Poista-painiketta.

Avaa tarra

Etiketin avaaminen on kuin kansion avaaminen. Kaikki kyseiseen tarraan liittyvät viestit on lueteltu. Avaa tarra napsauttamalla haluamaasi merkkiä Gmail-ruudun vasemmassa reunassa olevien tarrojen luettelossa. Jos haluttu etiketti ei ole näkyvissä, pääset koko luetteloon napsauttamalla "Lisää".

Kaikki kyseiseen tarraan liittyvät viestit näytetään. Huomaa hakutermi hakukenttään. Gmail täyttää automaattisesti hakukentän asianmukaisella suodattimella valitun viestin näyttämiseksi. Keskustelemme suodattimista myöhemmin tässä oppitunnissa.

Huomaa, että jos annat merkinnän viestiin siirtämättä viestiä kyseiseen tarraan (ja ulos postilaatikosta) ja avaat sen, viestissä näkyy "Saapuneet" -merkki, joka ilmoittaa, että viesti säilyy edelleen postilaatikossa.

Voit palata postilaatikkoosi napsauttamalla vasemmalla olevan luettelon Saapuneet-kansioon.

Jos haluat siirtää viestin takaisin postilaatikkoosi, voit avata viestin ja vetää viestin takaisin postilaatikkoon avaamalla tarran kansion. Huomaa, että viestillä on edelleen tarra.

Poista tarra viestistä

Jos päätät, ettet halua tiettyä merkkiä, joka liittyy viestiin, voit helposti poistaa sen.

Voit tehdä tämän valitsemalla viestin vasemmalla puolella olevasta valintaruudusta tai avaamalla viestin. Napsauta "Tarrat" -toiminnon painiketta, poista merkintä pudotusvalikosta, jonka haluat poistaa viestistä, ja valitse sitten Käytä.

HUOMAUTUS: Voit poistaa useita tarroja viesteistä kerralla. Valitse kaikki merkinnät, jotka haluat poistaa, avattavasta Tarrat-valikosta, ennen kuin klikkaat "Hae".

Muuta tarran väri

Voit määrittää värejä tarroihin, jotta voit helposti löytää ne postilaatikossasi. Oletusarvoisesti kaikki tarrat on väriltään vaaleanharmaalla taustalla ja tummanharmaalla tekstillä. Alla olevassa kuvassa oleva "Henkilökohtainen / ystävä" -merkki käyttää oletusväriä. Muut tunnisteet, "HTG School" ja "Admin", käyttävät muita värejä.

Voit muuttaa tarran värin siirtämällä hiiren haluamasi tarran päälle.Napsauta merkinnän oikealla puolella olevaa alas-nuolta päästäksesi sen avattavaan valikkoon.

Siirrä hiirtä "Tarra väriä" -vaihtoehdon kohdalle ja valitse teksti ja väriyhdistelmä napsauttamalla sitä.

Voit myös poistaa väriä "Poista väri" -valinnalla ja palauttaa oletusasetuksen.

Jos et halua mitään näytettäviä yhdistelmiä, voit valita mukautetun yhdistelmän klikkaamalla Lisää mukautettu väri. Valitse "Lisää mukautettu väri" -valintaikkuna, joka näkyy näytössä "Taustaväri" ja "Tekstin väri".

Esikatsele valitun yhdistelmän, jossa se sanoo "Esikatseleen väri".

Asenna yhdellä napsautuksella tavalliset ja omat Gmail-etiketit

Voit luoda helposti yhden napsautuksen merkinnät.

Voit tehdä tämän avaamalla tarran, kuten aiemmin keskustelimme tässä oppitunnistuksessa, ja vedä sivun favicon osoitepalkista Kirjanmerkit-työkalupalkkiin. Voit nyt klikata tätä kirjanmerkkiä päästäksesi kaikkiin tähän etikettiin liittyviin viesteihin.

Piilota ja näytä tarrat Gmailissa

Jos sinulla on pitkä luettelo tarroista Gmailissa, saatat haluta, että tietyt tarrat näkyvät useammin piilotettaessa loput.

Piilota tarra

Jos haluat piilottaa merkinnän Gmailissa, napsauta otsikkoa, jonka haluat piilottaa otsikoluettelossa "Luo" -painikkeen alla ja vedä se näkyviin otsikoiden alla olevaan Lisää-linkkiin.

HUOMAA: Lisää-linkkiä tulee vähemmän kuin linkki, kun siirrät tarran siihen.

Tarra on siirretty niin, että se on luettelossa "Luokat", joka näkyy, kun napsautat "Lisää" laajentaa tarratiedostoa. Jos "Vähemmän" -linkkiä on saatavilla eikä "Lisää" -linkkiä, "Luokat" voidaan katsoa yksinkertaisesti siirtämällä hiirtä listojen luetteloon.

Tee piilotettu tarra näkyväksi

Jos haluat piilotetun tarran näkyvän näkyviin, napsauta "Lisää" (jos tarpeen), niin näyttöön tulee "Luokat" -osio. Napsauta ja vedä haluttu otsikko "Luokat" -osiosta Saapuneet-kansioon.

Tarra siirretään takaisin pääluetteloon, aakkosjärjestyksessä.

Piilota esiasetusjärjestelmän Gmail-tarrat kuten tähdellä merkityt, lähetetyt viestit, luonnokset, roskaposti tai roskakori

Myös valmiiksi asetetut Gmail-tunnisteet voidaan piilottaa. Jos haluat piilottaa minkä tahansa näistä tarroista, napsauta otsikkoa "Lisää".

Napsauta kohtaa "Hallinnoi otsikoita" kohdassa "Luokat."

"Tarrat" -asetukset -näyttö tulee näkyviin.

Etsi järjestelmän tunniste, jonka haluat piilottaa, ja napsauta "Näytä tunnisteiden luettelossa" -sarakkeessa piilotettua linkkiä Järjestelmän tunnisteet -osiossa.

HUOMAUTUS: Etiketti ei ole täysin piilotettu, vaan se siirretään Lisää-linkin alta.

Access Labels Asetukset Asetusnäytössä

"Tarrat" -asetusnäyttöä voi käyttää myös "Asetukset" -painikkeella. Tarkastelemme tämän sarjan eri asetusten eri osia. "Asetukset" -toiminnon käyttö on aina sama.

Pääset käsiksi "Asetukset" -näytön suodatinvälineisiin napsauttamalla Gmail-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa "Asetukset" -painiketta.

Valitse sitten pudotusvalikosta "Asetukset".

Kun olet "Asetukset" -näytössä, voit käyttää asetuksia "Tarrat", "Suodattimet", "Saapuneet", "Teemat" ja muut Gmailin osat ja ominaisuudet.

Piilota etiketit, joissa ei ole lukemattomia postia automaattisesti Gmailissa

Kun pystyt piilottamaan tarroja ja välittämään viestit automaattisesti kyseisiin tarroihin suodattimien avulla (katso seuraava osio), saatat miettiä, miten voit nopeasti kertoa, onko piilotarroissa lukemattomia viestejä. Voit helposti valita piilotettuja tarroja, kun niihin on lukemattomia viestejä. Näin menetät tärkeät viestit.

Jos haluat asentaa Gmailin niin, että se piilottaa tarrat, ellei niitä ole lukemattomia viestejä, käytä "Tarrat" -asetusnäyttöä jollakin edellä mainituista menetelmistä.

Jokaiselle järjestelmälle ja omalla etiketillä, jonka haluat piilottaa, jos siinä ei ole lukemattomia postia, napsauta Näytä-lukematon-linkkiä.

Huomaa, että "Järjestelmä" -luettelojen luettelossa voit vain piilottaa "Luonnokset" ja "Roskaposti" -merkit, jos niissä ei ole lukemattomia viestejä. Tämä ominaisuus ei koske "Luokat" ja "Piirit".

Voit käyttää tätä asetusta nopeasti kaikissa omissa tarroissa klikkaamalla vierityspalkin vieressä olevaa kohtaa "Näytä otsikelistaan" ja valitsemalla avattavasta valikosta Näytä kaikki, jos lukuton.

Tulossa seuraavaksi …

Tämä vie meidät oppiaiheen 3 loppuun. Sinulla pitäisi olla melko vankka käsitys siitä, miten postilaatikkoosi järjestetään eri välilehdet, tyylejä ja asetuksia. Parasta kaikesta, olet hyvin matkalla hallitsemaan sähköpostiasi tarroilla!

Seuraavassa oppitunnissa laajennamme tarrojen keskustelua suodattimien lisäämiseksi, kuten suodattimien käyttämiseen tarrojen automaattiseen käyttöönottoon sekä olemassa olevien suodattimien ottamiseen ja viemiseen toiseen Gmail-tiliin.

Tämän jälkeen suljetaan asiat esittelemällä tähtijärjestelmä, joka auttaa sinua seuraamaan tärkeitä sähköposteja.