Kuinka käsitellä liitteitä Outlook 2013: ssa

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Tulee aika, työmetsästys tai jakaminen valokuvista vanhempien perheenjäsenten kanssa, jossa saatat joutua lähettämään tavaraa vanhanaikaisesti - sähköpostin liitetiedostona. Jos lähetät sähköpostia työhön, se voi olla osa sähköpostiosoitettasi.

Liittyvien asioiden asia on, että on olemassa eräänlainen kirjoittamaton koodi niiden lähettämisen suhteen. Esimerkiksi kun lähetät valtavaa tiedostoa sähköpostissa (riippuu siitä, kuinka paljon palvelua tai ISP: täsi käytetään), se ei välttämättä ole tehokasta. Vastaavasti useiden tiedostojen lähettäminen on tavallisesti paremmin toteutettu pakattuna konttitiedostossa.

Tietenkin, riippuen siitä, millaista tiedostoa se on, se voi saapua määräpaikkaan tai ei. Esimerkiksi.EXE-,.BAT- ja muissa suoritustiedostoissa olevat tiedostot usein (tavallisesti) estetään tai poistetaan, koska ne liittyvät haittaohjelmiin. Jos haluat lähettää tällaisen tiedoston, sinun on luultavasti liitettävä se.ZIP-arkistoon.

Sähköpostin luominen ja yhteystietojen hallinta Outlookissa on melko yksinkertainen, ja liitetiedostojen lisäämisen ja käsittelyn pitäisi olla toista luonteeltaan nyt, mutta monet käyttäjät eivät välttämättä ymmärrä, että he voisivat tehdä sen paremmin.

Liitteen lisääminen

Jos haluat lisätä liitteen, voit vetää tiedoston tai tiedoston tyhjälle sähköpostiviestille ja liittää sen liitetiedostona. Tai klikkaa "Liitä tiedosto" -painiketta nauhassa Sisällytä-osiossa.

Sinun on selattava paikka, johon haluat liittää tiedoston, ja valitse sitten tiedosto tai tiedostot, jotka haluat sisällyttää viestiisi, ja napsauta sitten "Lisää". Vaihtoehtoisesti napsauta pienen nuolta ja valitse "Aseta kuten Teksti "ja liitetiedosto liitetään viereen, eli se näkyy viestissä erillisen tiedoston sijaan.

Lopuksi sanotaan, että liitetiedosto on liitetty ja ymmärrät, että se on väärä. Ei ole ongelmaa, voit valita liitetiedoston napsauttamalla "Poista" -painiketta tai napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Poista.

Tiedostot eivät ole ainoa asia, jota voit liittää viestiin, mutta voit myös liittää kohteita ja allekirjoituksia.

Muiden asioiden liittäminen

Kohteisiin voi sisältyä käyntikortteja (aiemmin käsitellyt.VCF-tiedostot), kalentereita ja Outlook-kohteita, jotka voivat olla muistiinpanoja, tehtäviä, yhteystietoja ja muita Outlookissa avautuvia asioita.

Kalenterit ovat toinen asia, jonka haluat mahdollisesti jakaa aika ajoin ja jos napsautat "Liitä artikkeli" -painiketta, näet, että se on helppo tehdä. Kalenterin jakaminen ei tarkoita sitä, että sinun on jaettava jokaisen yksittäisen kohteen joka kerralla. Haluat vain jakaa muutaman päivän tai viikon, esimerkiksi yrityksen pakopaikan tai perheen lomamatkan.

Kalenterin jakaminen antaa sinulle mahdollisuuden valita haluamasi kalenteri, päivämääräalue, tiedot ja muut lisäasetukset.

Kun napsautat "OK", näet sitten, että kalenteri liitetään sähköpostiviestiin, jotta se voidaan avata ja katsella, mutta se liitetään myös varsinaiseen sanomaan, jotta vastaanottajat voivat kätevästi katsella sitä yhdellä silmäyksellä.

Outlook-kohteet ovat pohjimmiltaan mitä tahansa, mitä voit luoda Outlookissa, joka voidaan liittää ja lähettää muille Outlook-käyttäjille. Seuraavassa kuvakaappauksessa näet, miten se toimii. Valitset lähteen ja sitten sen, valitse kohde tai kohteet (voit valita useamman kuin yhden), jonka haluat liittää.

Huomaa, voit päättää, haluatko kohteen saapuvan todellisena fyysisenä liitetiedostona tai vain tekstinä. Tämä on sama kuin aiemmin keskusteltiin, jossa voit "Lisää tekstinä" ja se näkyy osana fyysistä viestiä.

Käyntikortit eivät välttämättä ole yksi niistä asioista, joita käytät tai tarvitset, mutta se on todella kätevä tapa jakaa välittömät yksityiskohdat yksinkertaiseen ja kätevään pakettiin. Jos haluat jakaa (tai kenenkään muun) käyntikortin, valitse se vain Liitä alkiot -valikosta ja yhteystiedot näkyvät

Valitse kortti tai kortit, jotka haluat liittää ja napsauta "OK". Kortit näkyvät tekstinä, ja ne liitetään myös.VCF-tiedostoon, mikä tarkoittaa, että ne voidaan tuoda mihin tahansa osoitekirjaan, joka tukee tällaisia tiedostoja.

Yhteystietojen jakaminen käyntikortteina on todella nopea ja kätevä tapa toimittaa jollekin toiselle henkilölle yhteystiedot tai tuoda yhteystietoja joltakulta, eikä sinun tarvitse kirjoittaa sitä osoitekirjaasi käsin.

Käsittely liitteet

Tietenkin sähköpostilla on aina mahdollisuus vastaanottaa ja antaa. Joten, mitä teet, kun viesti liitteineen saapuu postilaatikkoosi? Yleensä se on melko suoraviivaista, kuten seuraavassa kuvassa. Näet testisanomaamme saapuneen liitteineen.

Jos napsautamme liitetiedostoa, näet, että vaihtoehdot näkyvät Ribbon puhelun lisälaitteet -työkaluissa. Täältä voit ryhtyä toimiin sen suhteen. Huomaa myös, että jos saat useita tiedostoja, voit tallentaa kaikki liitteet heti ja jos et ole varma siitä, onko viisasta avata liitetiedosto ollenkaan, voit poistaa sen, vaikka on todennäköisesti viisasta poistaa viesti vain, jos sinulla on epäilyksiä.

Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa liitteeseen viestiä ja voit käyttää tuloksena olevaa avattavaa valikkoa tekemällä samoja toimenpiteitä kuin nauhassa.

Liitteiden käsittelyssä varoituksia on runsaasti. Liitteet voivat olla vaarallisia, sillä kuka tahansa, joka on käyttänyt sähköpostia viimeisten 20 vuoden aikana, voi todistaa. Älä avaa mitään, mikä ei ole kenestäkään, jota et tiedä tai luota, ja käytä aina viruksen / haittaohjelmien skanneria tietokoneellasi.

Useiden tiedostojen tai suurien tiedostojen käsittely liitteinä

Puhuimme hieman siitä, miten käsitellä yhtä tai ehkä muutama liite, mutta mitä jos haluat liittää kymmeniä tai jopa satoja tiedostoja? Tai mitä jos haluat liittää suuren tiedoston?

Suurien liitetiedostojen lähettäminen on eräänlaista uncoolia, varsinkin jos joku saa paljon sähköpostia prosessissa. Ongelma suurien tiedostojen lähettämisessä sähköpostilla ei ole niin paljon, olisiko sähköpostipalvelin sallittuja liitetiedostoja tietyn kokoisia. Useimmiten et todennäköisesti lähetä tiedostoa, joka on paljon suurempi kuin megatavu tai kaksi, tai ainakin sinun ei pitäisi.

Siitä huolimatta tulee olemaan aikoja, jolloin sinun on lähetettävä jotain, joka on hieman hankalaa. Jos käytät webmail-palvelua, kuten Yahoo, Gmail tai Microsoft, niillä on kokorajoituksia (25Mb, 25Mb, 20Mb), samoin kuin Internet-palveluntarjoajasi, esim. Myös Comcast, Time Warner, AT & T jne. (Yleensä noin 10 Mb).

Useimmissa tapauksissa, kun tiedostot ovat liian suuria tai lukuisia, siirrymme käyttämään pilvipalvelua, joka on runsaasti ja tarjoaa tarpeeksi vapaata tilaa lähettää valtaosa tiedostoista. Useimmiten vain tiedostojen lataaminen pilvi-asemaan ja sen jakaminen on nopeampaa ja luotettavampaa kuin sähköposti. Meillä on käytännöllinen käyttöohje, joka selittää tarkalleen, kuinka suuria tiedostoja lähetetään sähköpostin välityksellä, jos haluat lisätietoja.

Mitä tulee lähettämään useita tiedostoja, sinulla ei pitäisi olla ongelma, joshan se on muutamia, mutta kun aloitat liittämällä kymmeniä kuvia tai asiakirjoja, asiat voivat saada hieman hankalaa. Jälleen harkitse pilvipalvelun käyttämistä. Riippumatta, suosittelemme varmasti zip useita tiedostoja ennen niiden lähettämistä. Windowsilla on natiivituki zip-tiedostoille, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että vastaanottaja ei pysty avaamaan sitä.

Tutustu tähän artikkeliin, joka kertoo kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää zip-tiedostoista.

Tämä näyttää melko hyvältä paikalta, jotta voimme lopettaa liitteidemme keskustelun. Ne eivät ole monimutkainen aihe, mutta riippumatta siitä, käytätkö Outlookia tai Gmailia vai mitä tahansa muuta sähköpostia, tiedostojen lähettäminen voi vaatia muutama ylimääräinen vaihe kuin liittää ne yksinkertaisesti.

Tähän mennessä olemme käsitelleet Outlookin sähköpostiominaisuuksien peruselementtejä - yhteystiedot, osoite, säveltäminen - kaikki, jotka ovat melko yksinkertaisia juttuja. Nyt liitetiedostoilla sinulla on varsin monipuolinen tietämys yksinkertaisista asioista.

Nyt on aika tehostaa peliä. Kun käytät Outlookia ja kerätään sähköposteja, sinun on opittava hallitsemaan sitä käyttämällä työkaluja kuten Quick Steps ja säännöt, joista puhutaan tulevaisuudessa. Tällä välin, ja kuten aina, kehotamme sinua antamaan palautetta keskustelufoorumissamme.