Outlookin avulla voit luoda ja muokata kansionäkymiä monin tavoin, kuten lisätä tai poistaa sarakkeita tai ryhmitellä ja lajitella viestejä. Voit myös soveltaa sääntöjä, jotta Outlook näyttää viestit eri tavoin niiden ominaisuuksien (kuten lähettäjän, aiheen rivin tai aikaleiman) perusteella. Tätä kutsutaan ehdollinen muotoilu. Katsotaanpa, miten se toimii.
Päivittää: Yksi lukijoistamme tuonut meille tietoon, että ehdollinen muotoilu on käytettävissä vain Outlookin ja Windowsin Windows - versiossaei MacOS-versio. Kiitos, Christy!
Päästä alkuun
Aloita ehdollisen muotoilun käyttöönotto siirtymällä Näytä> Näytä asetukset.
Miten säännöt toimivat
"Säännöt" ovat ehtoja, jotka sanoman on täytettävä, jotta Outlook voi käyttää muotoilua. Esimerkiksi oletussäännöissä "Lukemattomat viestit" -sääntö aktivoidaan, kun viesti on merkitty lukemattomaksi. Kun tämä sääntö on aktivoitu, Outlook käyttää lihavoitua, sinistä 11-pisteen Segoe UI -fonttia sen näyttämiseksi.
Outlook noudattaa sääntöjä luettelon yläosasta. Säännöt, jotka ylittävät luettelon, ovat ensisijaisempia kuin alhaisemmat säännöt. Miten tämä toimii käytännössä? Oletetaan, että sinulla on kaksi sääntöä, yksi luettelon yläosasta, joka muuttaa fontin vihreiksi ja yksi alhaalla luettelossa, joka muuttaa fontin punaiseksi. Jos viesti täyttää molempien sääntöjen ehdot, fontti muuttuu vihreäksi, koska sääntö on korkeampi luettelossa - sääntöä, joka asettaa fontin punaiseksi, jätetään huomiotta.
Oletusasetuksilla voit muuttaa fonttia vain. Et voi poistaa oletussääntöjä, siirtää järjestystä tai muuttaa sääntöjen ehdot. Voit poistaa oletussäännöt käytöstä poistamalla niiden poissulkemisen "Säännöt tästä näkymästä" -luettelosta.
Kuinka lisätä uusi sääntö
Valitse Ehdollinen muotoilu -ikkunassa Lisää-painike. Uusi luettelo nimeltään "Untitled" lisätään luetteloon. Anna sääntösi nimi ja napsauta sitten "Ehto" -painiketta.
Voit tehdä tämän ensin napsauttamalla "From" -painiketta, joka avaa osoitekirjan ja valitse yhteystieto.
Aiomme tehdä suodattimen mukaisia viestejä purppuraan ja lihavoituna. Aseta haluamasi asetukset, napsauta "OK" -painiketta ja sulje Conditional Formatting -ikkuna uudelleen napsauttamalla "OK" ja sulje sitten Lisäasetukset-ikkuna.
- Se on määritetty tiettyyn luokkaan
- Se on luettu tai lukematon
- Siinä on liitetiedostoja tai liitetiedostoja
- Se on merkitty korkeaksi, normaaliksi tai alhaiseksi prioriteetiksi
- Sinä, joku muu, kukaan ei ole merkinnyt sitä tai merkitty täydelliseksi
- Haettavan tekstin on vastattava tapausta
- Se on tietyn kokoinen, suurempi tai pienempi kuin tietyn koon tai kahden koon välillä
Vaihda "Lisäasetukset" -välilehdelle ja voit luoda monimutkaisia ehtoja.
- Milloin vain
- Eilen
- Tänään
- Huomenna
- Viimeisten 7 päivän aikana
- Seuraavien 7 päivän aikana
- Viime viikko
- Tämä viikko
- Ensi viikko
- Viime kuukausi
- Tässä kuussa
- Ensikuussa
- Päällä
- Päivänä tai sen jälkeen
- Aiemmin tai aikaisemmin
- Välillä
- Olemassa
- Ei ole olemassa
Ja muut kentät, jotka voit valita, tarjoavat samanlaisia vaihtoehtoja.
Valitse ehto, lisää arvo ja napsauta "Lisää luetteloon" -painiketta.
Voit luoda useita ehtoja sääntöön saadaksesi asioita niin tarkasti kuin haluat. Haluatko, että Outlook näyttää viestit punaisella 16pt-kirjasimella, jos he ovat tietystä kontaktista, joka on vastaanotettu viimeisten seitsemän päivän aikana, sisältävät tietyn sanan aiheesta, ja sisältää liitetiedoston? Ei ole ongelma.
Sääntöjen poistaminen
Jos olet luonut säännön, etkä enää halua sitä, se on helppo poistaa. Valitse ehdollinen muotoiluikkuna poistettava sääntö ja napsauta "Poista" -painiketta. Muista vain, että voit poistaa vain luomasi säännöt - ei Outlookin sisäisiä oletussääntöjä.
