DocSend for Outlook

Sisällysluettelo:

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Lähetämme usein lukuisia asiakirjoja Microsoft Outlook. Nyt tee viestintää tehokkaammin asiakirjoilla, joissa on lisäosa Outlookille, DocSend ’. DocSend for Outlook tekee asiakirjoista tehokkaampaa ja mielekkäämpi viestintäkanava. Kun olet asentanut sen, voit käyttää tiedostoja ja luoda DocSend-linkkejä helposti, kun tarvitset eniten, eli kun lähetät sähköpostia. DocSend for Outlook -ohjelmassa on kuitenkin enemmän Documents kuin liitteiden lähettämistä. Lue lisää Microsoft Outlookin uudesta lisäosasta.

Aloitetaan perusasiat. DocSend ei ole uusi sovellus; se on ollut täällä jo jonkin aikaa. DocSend Outlookin lisäosina on kuitenkin uusi asia. Se on alun perin asiakirjojen analyyttinen väline; varsinkin niille, jotka lähetät sähköpostitse. Usein kysytään, kun lähetämme asiakirjan sähköpostitse; onko henkilö nähnyt asiakirjan vai ei. Sitä paitsi; luottamuksellisten asiakirjojen osalta me huolestutamme edelleen, jos asiakirjan vastaanottaja on välittänyt sen eteenpäin. DocSendin avulla voit tietää, mitä asiakirjallesi tapahtuu. Tietäen, milloin henkilö avasi sen, kuinka monta kertaa, olipa se ladattu vai ei ja lähetettiinkö se jollekin; voit seurata kaikkea DocSendin avulla.

Nyt tämä työkalu on käytettävissä Outlook Mailissa. DocSend for Outlook tekee saman työn, kun sitä käytetään Outlook Mailin lisäosina. Se yhdistää DocSend-tilisi Outlook Mail -palveluun helpottaakseen asiakirjaviestintää.

Jos haluat saada DocSend for Outlookin, sinun tarvitsee vain käydä sen kotisivulla lataamaan se ilmaiseksi. Se on verkkoselaus, joka avautuu selaimessasi. Yksinkertaisesti kirjaudu työkaluun.

Voit nyt yhdistää asiakirjat tietokoneesta, laatikosta, Dropboxista, Google Drivesta ja OneDrive -ohjelmasta DocSend for Outlook -ohjelmassa.

Inside DocSend for Outlook

Nyt vähän enemmän DocSend-työkalusta. Kun kirjaudut DocSend-ohjelmaan, näet hallintapaneelin.

DocSend-työkalun vasemmanpuoleinen valikko koostuu hallintapaneelin, asiakirjojen, nykyisten, yhteystietojen, tiimien ja lisäosien välilehdistä.

DocSend toimii aivan kuten minkä tahansa muun asiakirjan jakotyökalun. Se luo linkkejä jokaiselle yhteystiedoillesi jakamalle asiakirjalle. Voit jopa luoda eri linkkejä yhdelle asiakirjalle asiakirjan jäljen pitämiseksi. Aina kun vastaanottaja napsauttaa linkkiä, saat tilastoja asiakirjasta. Esimerkiksi Siirry tilastoihin näkyy seuraavassa kuvassa:

DocSend for Outlookin käyttäminen

Koska olemme ymmärtäneet, miten DocSend toimii, katsotaan nyt, miten DocSend toimii Outlook Mailissa.

Kun olet kirjautunut DocSend-ohjelmaan, näet laajennuksen Outlook Mailissa. Napsauta Uusi postia ja katso äskettäin avatun postin ikkunan oikeaa puolta. Etsi seuraava kuvake sinisellä.

Kun napsautat tätä logoa, DocSend-ikkuna avautuu sähköpostin oikealla puolella. Kuten seuraavassa kuvassa näkyy, DocSend for Outlookissa on useita välilehtiä / toimintoja.

Näet asiakirjat, jotka ovat jo DocSendissä kohdassa "Omat tiedostot". Yllä olevassa kuvassa olen sisällyttänyt vain kolme asiakirjaa. Jos luettelo on kuitenkin pitkä, voit etsiä haluamasi asiakirjan Haku-ikkunassa. Voit jopa ladata asiakirjan sitten ja sieltä DocSend for Outlookilla, jos haluttu asiakirja ei ole luettelossasi.

Kun valitset halutun asiakirjan, jonka haluat lähettää kollegallesi tai ystävällesi, voit aloittaa sen ominaisuuksien määrittämisen. Kun valitset asiakirjan sähköpostiviestien lähettämistä varten, näet seuraavan ikkunan DocSend for Outlookissa.

Kuten voit nähdä yllä olevassa kuvassa, jokaiselle valituille asiakirjoille voit,

Salli (tai ei sallita) nimetöntä katselua
Salli (tai estää) lataaminen
Aseta (tai ei ole asetettu) vanhentumispäivää
Salasana suojaa (tai salasanaa ei ole määritetty)

Jokaisella 4 kielellä on oikealla puolella olevat On- ja Off-painikkeet. Tällä tavalla voit päättää (ja hallita) mitä vastaanottaja voi tehdä asiakirjan kanssa. Jos valitset esimerkiksi 'Ei käytössä' -asetukseksi 'Salli lataaminen', vastaanottaja voi tarkastella asiakirjaa vain, mutta sitä ei voi ladata tietokoneelle. Samoin voit myös asettaa asiakirjan vanhentamispäivän asettamalla 'Set expiration date' -valinnan 'On'.

Näin DocSend for Outlook voit valita, kunnes vastaanottaja voi nähdä asiakirjan postilaatikossaan. Viivästyspäivän (ja kellonajan) jälkeen vastaanottaja ei näe asiakirja lainkaan. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen asiakirjoille, joilla on rajoitettu käyttöikä, kuten päivittäiset raportit tai tilastot.

Jos asiakirjaa ei ole suojattu salasanalla, älä huoli! Voit nyt asettaa salasanan käyttämällä DocSend for Outlookia. Napsauta On / Off-näppäintä "Passcode-suojan" edessä ja voit lisätä salasanan sitten ja sieltä.

Lopuksi, kun olet valinnut kaikki vaihtoehdot ja määritä lähetettävän asiakirjan ominaisuudet, voit nyt lisätä linkin dokumenttiin. Tämä ei ole muuta kuin DocSend for Outlook luo ainutlaatuisen linkin asiakirjalle, jonka aiot lähettää. Tämä lisätään sähköpostiosaan.

Vastaanottaja näkee tämän linkin vastaanotetussa sähköpostissa itse asiakirjan sijaan. Kun vastaanottaja napsauttaa linkkiä, se avautuu selaimessa. Sieltä vastaanottaja voi joko tarkastella, ladata tai tulostaa asiakirjaa riippuen siitä, mikä käyttöoikeus vastaanottajalle antaa sinulle. Ikkuna näyttää seuraavasti:

Normaalien toimien lisäksi DocSend for Outlook tarjoaa yhden mielenkiintoisen ominaisuuden. Vastaanottaja voi kommentoida tai esittää asiakirjaan perustuvia kysymyksiä DocSend for Outlookin kautta.

johtopäätös

Uskomme, että DocSend for Outlook on hyvä työkalu asiakirjojen hallintaan. Suurin osa asiakirjoihin liittyvistä haasteista, kuten lähettämisestä, salasanojen suojaamisesta ja vastaanottajien luettelon hallitsemisesta, voidaan käsitellä hyvin DocSend for Outlook -ohjelmassa. Voit lukea blogin DocSend for Outlookissa DocSend-blogissa.

Kerro meille, että käytät tätä työkalua.