Kun lähetät sähköpostiviestejä, älä napsauta Lähetä-painiketta, ennen kuin olet ehdottoman varma, että haluat lähettää sähköpostiviestin. Olipa kyseessä viesti, jonka toivotte, että et olisi lähettänyt tai vain kiusallista typoa, et yleensä voi ottaa sitä takaisin.
Lähetetyt sähköpostit eivät ole käytössä
Sähköposti ei ole kuin verkkosivustolle tehty kommentti, jota voit poistaa tai muokata sen jälkeen, kun se on tallennettu yhteen paikkaan, joka mahdollistaa muokkaamisen - kyseisellä verkkosivustolla. Kun lähetät sähköpostia, sähköpostiasiakkaasi lähettää kopion sähköpostiviestistä kaikille, joille lähetät sähköpostia. Heidän sähköpostipalvelimensa vastaanottaa sen ja näyttää sen sähköpostiohjelmassaan.
Ei ole mitään keinoa palata ja kumota sähköposti, joka on jo lähetetty. Kopio on jonkun toisen postin palvelimella, täysin pois hallintasi.
Microsoft Outlook sisältää "Recall" -ominaisuuden, jonka avulla voit muistaa sähköpostiviestejä tietyissä tapauksissa. Muut sähköpostiohjelmat - kuten Gmail, jossa on Undo Send labs -toiminto - antavat myös "kumota" lähettämäsi sähköpostiviestin, mutta tämä ominaisuus on vain käden ulottuvilla.
Miten Outlookin muistutustoiminto toimii
Microsoft Outlookissa voit vain palauttaa tai peruuttaa viestejä rajoitetuissa olosuhteissa. Sinun on käytettävä Microsoft Exchange -viestijärjestelmää, ja sinun on oltava samalla Exchange-palvelimella kuin vastaanottajalla. Tämä ominaisuus voi toimia, kun lähetät sähköpostiviesti työntekijöille, mutta et voi käyttää sitä, kun lähetät sähköpostia jollekin kotitilin sähköpostitilille tai sähköpostiviestejä organisaation ulkopuolisille osoitteille.
Outlookin palautusominaisuus toimii lähettämällä viestin toisen henkilön postilaatikkoon. Viesti pyytää heidän sähköpostiosoitettaan poistamaan juuri lähettämäsi sähköpostiviestin. Oletusarvoisesti Outlook poistaa sähköpostiviestin, jos et ole vielä lukenut sitä. Käyttäjä voi kuitenkin poistaa tämän ominaisuuden käytöstä, jotta Outlook ei hyväksy näitä pyyntöjä. Recall-ominaisuus on vain keino kysyä kauniisti, jos heidän sähköpostiasiakkaansa tekisi sinulle suosion poistaa jo lähettämäsi sähköpostiviestin.
Vaikka tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen poistaa viestejä, joissa on kirjoitusvirheitä tai muita virheitä ja lähetä päivitettyä kopiota pienentämällä työtovereiden postilaatikoihin liittyvää sotkua, et voi luottaa siihen, jos haluat vetää takaisin sähköpostit, joita et halua lähettää.
Aikaviiveet voivat antaa sinulle "Undo" -painikkeen
Jotkut sähköpostiasiakkaat voivat antaa sinulle mahdollisuuden painaa "undo" lähettämällä sähköpostia - ehkä olet juuri huomannut kirjoitusvirheen tai toisen noloavan virheen tai lähetit sähköpostin hetken intohimoon ja olet nyt pahoillani kieltä sinä valitsit.
Tämä ei toimi lähettämällä sähköpostilla, vaan lisäämällä viive ennen kuin sähköpostiasiakkaasi lähettää viestin todella ulos.
Jos olet esimerkiksi Gmail-käyttäjä, voit avata Gmailin asetukset, napsauttaa Labs-toimintoa ja ottaa Undo Send -objektiominaisuuden käyttöön. Se antaa sinulle muutaman sekunnin kuluttua sähköpostiviestin lähettämisestä, jolloin voit napsauttaa Undo-painiketta lopettaaksesi sähköpostiviestin lähettämisen. Gmail odottaa muutama sekunnin kuluttua, kun napsautat Lähetä-painiketta, jolloin sinulla on aikaa muuttaa mieltäsi.
Outlookissa ja Gmailissa saattaa olla ominaisuuksia, jotka yrittävät antaa sinulle lisää mielenrauhaa, mutta älä pettäisi. Ne eivät toimi täydellisesti - Gmailin tapauksessa, jos olet toinen myöhässä, sähköposti ei poistu ja et voi ottaa sitä takaisin. Kun lähetät sähköpostia, pysähdy ennen Lähetä-painikkeen napsauttamista ja varmista, että olet valmis kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.
