Microsoft Office on tehostanut yhteistyöominaisuuksiaan, jotta monet tekijät voivat käsitellä asiakirjaa samanaikaisesti. Sen avulla käyttäjä voi jakaa tiedoston OneDrive-palvelimessa ja nähdä, kuka työskentelee, ja saada myös linkin lähettämään muille helpottamaan asiakirjan käyttöä.
Yhteistyö on tärkeä osa hyvän asiakirjan luomista monissa työympäristöissä. Toisin kuin useimmat muut toiminnot Microsoft Word, yhteistyötyökalut ovat hieman vaikeita käyttää. Tämä hieno ominaisuus antaa kuitenkin käyttäjälle mahdollisuuden nähdä muutokset, jotka muut henkilöt ovat tehneet dokumentille reaaliaikaisesti.
Tee yhteistyötä ja jakaa asiakirjoja Microsoft Wordissa
Katsotaan, miten voit tehdä yhteistyötä, muokata, kirjoittaa ja jakaa Microsoft Word -asiakirjoja.
1] Ennen kuin haluat jakaa tiedoston, sinun on varmistettava, että sinulla on yhteinen kansio OneDrive-tilissäsi. Toisaalta, voit käyttää " Julkinen"-Kansiota oletuksena.
2] Jos haluat oman tilin, avaa sana ja napsauta tiedosto vaihtoehto. Valitse Tiedosto-valikosta napsauttamalla Tallenna nimellä ja sitten Lisää P pitsi. "Lisää paikka" antaa sinulle mahdollisuudet käyttää palveluita, kuten SharePoint tai OneDrive.
3] Suorita "Kirjaudu sisään" -näyttö, joka näkyy valitsemallesi vaihtoehdolle. Kun olet valmis, uusi sijainti näkyy Wordin Tallenna nimellä -asetuksessa. Kun olet tallentanut, voit jakaa tiedoston klikkaamalla tiedosto vaihtoehto ja sitten Jaa ja valitset vaihtoehdon Jaa ihmisille tai minä nvite Ihmiset.
4] Tiedoston kutsumiseen ja jakamiseen sinun on syötettävä ja lisättävä niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat jakaa ja lähettää heille linkin tiedostoon. Tämä tapahtuu, kun napsautat Jaa ja valitse "Hae jakamisliittymä". Kun olet antanut sähköpostiosoitteet, voit valita, haluatko työtovereitasi muokata tiedostoa vai vain katsella sitä.
5] Jos valitset Muokata vaihtoehto, annat työtovereille oikeuden muokata asiakirjaasi. Sinä ja tiedostot, joilla olet jakanut tiedoston, voivat tehdä muutoksia tiedostoon. Kuitenkin vuonna näkymä vaihtoehto, toinen osapuoli ei voi tehdä mitään muutoksia, joten tiedosto on suojattu.
Voit poistaa ihmisiä klikkaamalla käyttäjän nimeä ja valitsemalla Poista käyttäjä. Kun olet sallinut työtoverin muuttavan tiedoston, ja sen jälkeen olet muuttanut mieltäsi, voit muuttaa työntekijän lupaa. Napsauta työntekijän nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muuta lupaa tarkastella". Voit myös mennä muulla tavoin antamalla työntekijälle oikeuden muuttaa tiedostoa sen jälkeen, kun se on mahdollista vain katsomaan sitä.
Kun olet valmis jakamaan, voit vain napsauttaa "X" näytön oikeassa yläkulmassa.
Lähde: Office.com.
