Se ei ole vain roskapostia. Roskaposti on edelleen olemassa, ärsyttävää elämäntapaa, mutta on olemassa keinoja käsitellä sitä. Se on muitakin sähköpostiviestejä, joita saamme - päivitykset ohjelmista, kutsut tapahtumista, postituslistat, jotka olemme [saaneet] tilauksen, mutta emme koskaan muista irtautumaan niistä - kaikki vaatii jonkinlaista tapaa järjestää, lajitella ja lähettää viestejä oikeaan paikkaansa, onko se nimetty kansio tai roskakori.
Olemme keskustelleet varsin pian Outlookista, mukaan lukien sähköpostin perusteet, kuten säveltäminen ja lähettäminen, tapoja lisätä ja vastaanottaa liitetiedostoja sekä tuoda yhteystietoja ja hallinnoida osoitekirjoja. Haluamme kiinnittää huomion nyt suurempaan kuvaan keskittymällä postilaatikon hallintaan.
Outlook-postilaatikon hallinta
Outlookilla on runsaasti sisäänrakennettuja ominaisuuksia, joiden avulla voit suodattaa postisi oikeisiin paikkoihin. Jos aloitat hiiren kakkospainikkeen napsauttamalla viestiä tai hiirtä ruutuun, huomaat, että siinä on nimeltään Quick Steps.
Ensimmäinen asia, jonka teet, on valita pikasiirto, jonka haluat luoda. Tehdään yksinkertainen havainnollistamalla asiaa.
Tässä pikaisessa vaiheessa valitsemme viestin, jota pidämme sekalaisina, ja napsautamme pikaopasta, joka siirtää viestin Misc-kansioon ja merkitsee viestin Readiksi.
Jos napsautat "Asetukset" -painiketta, näet, miten Quick Step on rakennettu ja voit myös muokata sitä, kuten lisäämällä tai poistamalla osia tai siitä.
Esimerkiksi tässä kuvakaappauksessa voit poistaa vaiheen, jossa viestit on merkitty luettavaksi, joten kaikki on siirretty Sekalaista-kansioon, mutta sen tila pysyy muuttumattomana.
Perussäännöt
Kuten mainitsimme, Quick Steps -toiminnot toimivat samalla kun säännöt toimivat automaattisesti kulissien takana määritettyjen kriteerien mukaisesti. Kun napsautat sääntöjä, valitse "Luo sääntö …" avattavasta luettelosta.
Säännön luomisen ensisijaiset olosuhteet ovat melko perus-periaatteet, eikä sinun tarvitse edes tarvita ylimääräisiä vaihtoehtoja, joten siirrymme eteenpäin ja tarkastelemme niiden yksinkertaisia näkökohtia.
Seuraavassa kuvassa näet, että voit reitittää postin tietyiltä lähettäjiltä tai aiheen perusteella tai kenelle se lähetetään. Sieltä Outlook-hälytys voi näkyä visuaalisesti ja / tai äänellä. Voit myös siirtää viestin johonkin tiettyyn kansioon, joka poikkeaa Quick Step -työkalun käyttämisestä, tapahtuisi ilman syötettäsi.
Jos napsautat "Luo sääntö" -painiketta, näet seuraavan ohjatun valintaikkunan.
Seuraavassa ruudussa valitaan "Siirrä määritettyyn kansioon" vaihtoehto ja sitten alhaalla klikkaamme alleviivattua linkkiä "siirrä se määritettyyn kansioon". Näytämme sitten vaihtoehdot, joiden avulla voimme reitittää postin mihin tahansa valitsemasi kansio, joka tässä tapauksessa on "Misc."
Jos haluat lisätietoja siirtäessäsi automaattisesti viestejä tiettyyn kansioon, suosittelemme, että tutustu tähän artikkeliin.
Sähköpostiviestien poistaminen ja sivuuttaminen
Saat paljon sähköposteja, joita et halua tai tarvitsevat, olivatpa he sitten yliluonnollisia vanhempia tai suoraan roskapostia, pitää postilaatikkosi kourallinen ja hyvin hoidettu on suuri haaste, jos et osaa käyttää käytettävissänne olevia työkaluja.
Kuten näet näkyvästi Ribbonessa, siinä on osio, joka on kokonaan omistettu poistamaan asioita. Merkittävin on iso "Poista" -painike ja sen jättiläinen X. Voit myös valita viestin tai viestiryhmän ja napsauttaa sitä painiketta tai vain napauta "Poista" näppäimistöltä.
Toinen huomionarvoinen vaihtoehto on Clean Up -ominaisuus. Napsauttamalla "Clean Up" -painiketta käynnistetään avattava valikko, jossa on seuraavat vaihtoehdot
Roskaposti, roskapostin poissa!
Roskaposti ei saa samanlaisia otsikoita kuin kerran, koska suurimmaksi osaksi nykyaikaiset roskapostisuodattimet tekevät melko hyvää työtä heitettäessä kaiken. Jos käytät Gmailia tai muita verkkopalveluja, et todennäköisesti näe paljon, mikä ei tarkoita sitä, että se ei ole olemassa, varsinkin jos teet virheellisen virheen sallimalla antaa yrityksen jakaa osoitteen tai napsautat väärää laatikkoa ja kirjaudu virheellisesti jakeluluetteloon.
Tarkoitus on, että roskapostia tapahtuu edelleen, mutta Outlook antaa sinulle mahdollisuuden toivottavasti pitää se suuressa määrin roskapostisuodattimissa. Kun saat viestin, joka on selvästi roskapostia tai roskapostia, voit valita kyseisen viestin ja napsauttaa sitten "Junk" -painiketta pudotusvalikosta. Jos haluat ei-toivotut viestit, valitset "Estä lähettäjä", mutta kaiken muun, sinun kannattaa säätää Roskapostiasetukset.
Saapuneet-kansion pitäminen laihaisena ja keskimääräisenä vie omistautumista ja huomiota yksityiskohtiin. Rehellisesti, muutamia hyvin suunniteltuja sääntöjä voi korjata paljon työtä, mutta aina tulee olemaan uusia haasteita. Muista nämä työkalut - nopeat vaiheet, säännöt, huomiotta jättäminen ja roskapostisuodattimet - ja sinä olet hyvin matkalla koristamaan sähköpostisi.
Kuultava nyt. Kerro meille omia suosikkejasi Pikaohjeet ja säännöt tai miten käsittelet roskapostia. Keskustelufoorumi on auki, joten anna meille kommentteja ja kysymyksiä.
